Η διαχείριση παροχών περιλαμβάνει τη δημιουργία και τη διαχείριση των παροχών των εργαζομένων, καθώς και την παροχή ενός μέσου εκπαίδευσης των εργαζομένων στην κατανόηση του τρόπου λειτουργίας των παροχών και των τύπων προτύπων που πρέπει να πληρούν οι εργαζόμενοι για να πληρούν τις προϋποθέσεις για τις παροχές. Συχνά, η διαχείριση παροχών πραγματοποιείται εντός του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού μιας μεγαλύτερης εταιρείας, αν και μικρότερες εταιρείες μπορεί να ορίσουν τη λειτουργία της διαχείρισης παροχών σε άλλους τομείς ή άτομα. Ακολουθεί ένα υπόβαθρο σχετικά με το τι κάνει ένας αποτελεσματικός διαχειριστής σε καθημερινή βάση.
Μεγάλο μέρος της δουλειάς του διαχειριστή είναι αφιερωμένο στον συντονισμό ενός σχεδίου παροχών που υπάρχει αυτή τη στιγμή. Η διαχείριση των παροχών συνεπάγεται ότι αφιερώνετε μεγάλο μέρος της ημέρας διασφαλίζοντας ότι τα προγράμματα παροχών εκτελούνται ομαλά. Αυτό συχνά περιλαμβάνει ανασκόπηση της συσσώρευσης προσωπικών ημερών, ημερών διακοπών και ημερών ασθενείας. Ο διαχειριστής θα βεβαιωθεί ότι η διαδικασία για την προσθήκη ημερών άδειας στον λογαριασμό ενός υπαλλήλου γίνεται σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζει η εταιρεία. Επιπλέον, ο διαχειριστής θα συνεργαστεί με το τμήμα μισθοδοσίας για να βεβαιωθεί ότι ο υπάλληλος πληρώνεται για τυχόν εγκεκριμένες ημέρες και ότι αυτές οι ημέρες αφαιρούνται από τον κατάλληλο πόρο.
Στη συνέχεια, η διαχείριση παροχών συχνά περιλαμβάνει την επίβλεψη της ασφαλιστικής κάλυψης υγείας για ειδικευμένους υπαλλήλους. Αυτό σημαίνει τη διασφάλιση της έγκαιρης καταβολής των πληρωμών στον ασφαλιστικό φορέα, καθώς και τη διασφάλιση της σωστής επεξεργασίας κάθε ειδικευμένου εργαζόμενου που επιθυμεί να συμπεριληφθεί στην κάλυψη του ομίλου. Ο διαχειριστής θα είναι επίσης υπεύθυνος για την εφαρμογή ενός σχεδίου παροχών για τους νέους υπαλλήλους που ολοκληρώνουν τη δοκιμαστική περίοδο που απαιτούν πολλές εταιρείες προτού δικαιούνται να συγκεντρώσουν άδεια μετ’ αποδοχών και κάλυψη υγείας.
Όταν το πρόγραμμα παροχών εργαζομένων περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα επένδυσης ή συνταξιοδότησης, το προσωπικό διαχείρισης παροχών θα επιβλέπει επίσης την καθημερινή λειτουργία αυτών των προγραμμάτων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι υπάρχουν κρατήσεις μισθοδοσίας για να βοηθήσουν στη χρηματοδότηση τυχόν εισφορών που έχει θέσει ο εργαζόμενος, καθώς και τη διασφάλιση ότι τυχόν αντίστοιχα κεφάλαια που υπόσχεται ο εργοδότης εφαρμόζονται έγκαιρα. Αυτό φέρνει τον διαχειριστή σε άμεση επαφή με τους οικονομικούς υπαλλήλους της εταιρείας, οι οποίοι θα συνεργαστούν με την ομάδα διοίκησης για το καλό όλων των εργαζομένων της εταιρείας, τόσο ωρομίσθιων όσο και μισθωτών.
Μέρος της διαχείρισης παροχών περιλαμβάνει επίσης την αλληλεπίδραση με τον εργαζόμενο. Σε κάθε δεδομένο σημείο, ένας υπάλληλος θα πρέπει να μπορεί να συναντηθεί με έναν διαχειριστή και να λάβει τις πιο πρόσφατες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των παροχών του. Από αυτή την άποψη, ο διαχειριστής είναι ένα μέσο επικοινωνίας μεταξύ της εταιρείας και του εργαζομένου. Αυτό μπορεί να συμβεί επιτρέποντας στους υπαλλήλους να κάνουν ερωτήσεις όταν το επιθυμούν, καθώς και με την προληπτική παροχή περιοδικών ενημερώσεων σε κάθε εργαζόμενο σχετικά με την κατάσταση των παροχών τους.
Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι η διαχείριση των παροχών εμπλέκεται όχι μόνο στην ευημερία του εργαζομένου, αλλά και στην ευημερία της εταιρείας. Για το σκοπό αυτό, η αποτελεσματική διαχείριση παροχών σημαίνει την ανάπτυξη προγραμμάτων παροχών που είναι καλά για τον εργαζόμενο, αλλά δεν ασκούν αδικαιολόγητη πίεση στην εταιρεία να εκπληρώσει αυτές τις δεσμεύσεις παροχών. Για το λόγο αυτό, οι διαχειριστές συχνά αναζητούν νέες επιλογές για οφέλη, προσπαθώντας να βρουν προγράμματα που θα παρέχουν τουλάχιστον όσο περισσότερα για τους εργαζόμενους, διατηρώντας παράλληλα το κόστος για τους εργοδότες όσο το δυνατόν χαμηλότερο.