Ένας διαχειριστής συμβολαίου διαχειρίζεται τη γραπτή συμφωνία μεταξύ μιας εταιρείας και ενός πωλητή. Ο διευθυντής μπορεί να εργαστεί και στις δύο πλευρές του συμβολαίου. Αυτή η θέση χρησιμοποιείται σε πολλούς διαφορετικούς κλάδους, συμπεριλαμβανομένων των κερδοσκοπικών εταιρειών, των μη κερδοσκοπικών οργανώσεων και των κρατικών οργανισμών, οπότε τα καθήκοντα και το εύρος των θέσεων εργασίας μπορεί να διαφέρουν. Γενικά, ένας διαχειριστής συμβολαίου είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση της σύμβασης και τη συνεχή επικοινωνία με το άλλο μέρος. Ειδικά καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν τη συντήρηση αρχείων, την οικονομική αναφορά και την παρακολούθηση της προόδου των όρων της σύμβασης.
Πολλοί διαφορετικοί τύποι επιχειρήσεων και οργανισμών προσλαμβάνουν εξωτερικές εταιρείες για να ολοκληρώσουν εργασίες που δεν μπορούν να εκτελεστούν στο σπίτι. Αυτές οι εταιρείες είναι συμβεβλημένες ως τρίτοι προμηθευτές και συμφωνούν να ανταποκριθούν στους όρους μιας γραπτής συμφωνίας. Συνήθως, αυτές οι γραπτές συμφωνίες καλύπτουν ένα σημαντικό χρονικό διάστημα, μερικές φορές πολλά χρόνια, και αποτελούν τη βάση μιας τρέχουσας σχέσης που πρέπει να διαχειριστεί στενά για να διασφαλίσει ότι και τα δύο μέρη θα λάβουν αυτό που υποσχέθηκε στο πλαίσιο της σύμβασης. Η σχέση πρέπει επίσης να διαχειριστεί για να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει εντός των παραμέτρων της σύμβασης και ότι οι αλλαγές προσωπικού δεν διαταράσσουν τις λειτουργίες.
Επιπλέον, κάθε σύμβαση είναι διαφορετική. Δεν υπάρχει μια τυπική σύμβαση προμηθευτή που να έχει τους ίδιους όρους ανεξάρτητα από τα εμπλεκόμενα μέρη. Ο διαχειριστής συμβολαίου διαχειρίζεται κάθε σύμβαση ως μια μοναδική σχέση με τους δικούς της όρους και παραμέτρους. Συνήθως, ανατίθεται σε διαπραγμάτευση μόλις συμφωνηθούν οι όροι και είναι αρχικά υπεύθυνος για την υπογραφή και την παράδοση όλων των εγγράφων. Μόλις η σύμβαση τεθεί σε λειτουργία, χρησιμεύει ως ο κύριος υπεύθυνος για τη διοίκηση μέχρι τη σύναψη της σύμβασης.
Η διαχείριση μιας σύμβασης μπορεί να περιλαμβάνει πολλά συγκεκριμένα καθήκοντα, ανάλογα με τη φύση της ανάθεσης. Ο διαχειριστής συμβολαίου είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία μεταξύ των μερών, συμπεριλαμβανομένων των ενημερώσεων κατάστασης που παρακολουθούν την πρόοδο προς τους στόχους. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να ενεργεί ως ο κύριος υπεύθυνος συμμόρφωσης για τη σύμβαση, πραγματοποιώντας επισκέψεις στο χώρο και πραγματοποιώντας επιτόπιους ελέγχους για να διασφαλίσει ότι δεν συμβαίνει τίποτα ασυνήθιστο. Τις περισσότερες φορές, ο διαχειριστής συμβολαίου είναι υπεύθυνος για τον προϋπολογισμό δαπανών, την παρακολούθηση των δαπανών, τη συλλογή αποδείξεων και τη συνεργασία με το οικονομικό τμήμα για τη δημιουργία οικονομικών αναφορών.
Ο διαχειριστής συμβολαίου χειρίζεται επίσης παρεκκλίσεις από τη σύμβαση και διαχειρίζεται αλλαγές. Εάν ο προμηθευτής αντιμετωπίσει τον κύκλο εργασιών του βασικού προσωπικού ή μια τροποποίηση του προϋπολογισμού πρέπει να περάσει από κανάλια έγκρισης, ο διαχειριστής της σύμβασης χειρίζεται τα στοιχεία, ώστε το έργο να συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά. Συνήθως, είναι υπεύθυνος για περιοδικές αναφορές συμβάσεων που παρουσιάζουν την κατάσταση των εργασιών που εκτελούνται στο πλαίσιο της σύμβασης στους ενδιαφερόμενους.