Ένας ειδικός αγορών είναι ένα άτομο που έχει ανατεθεί να χειρίζεται όλες τις διαδικασίες αγοράς και τις αποφάσεις για μια επιχείρηση, τηρώντας ταυτόχρονα έναν ειδικό προϋπολογισμό. Τα άτομα σε αυτήν τη θέση πρέπει επίσης να παρακολουθούν όλα τα αρχεία και τα δεδομένα που αφορούν τις αγορές της εταιρείας και τις προσφορές που υποβάλλονται σε προμηθευτές. Χρεώνονται επίσης να αναφέρουν αυτές τις πληροφορίες σε κατάλληλα μέλη του προσωπικού σε τακτική βάση. Τα καθήκοντα αυτής της θέσης συνεπάγονται την αγορά ειδών και εξοπλισμού που σχετίζονται με επιχειρήσεις, καθώς και διαπραγματεύσεις με διάφορους προμηθευτές για να διασφαλιστεί ότι θα ληφθεί μια δίκαιη τιμή για αγαθά και υπηρεσίες. Οι περισσότερες θέσεις εργασίας σε αυτόν τον τομέα εξουσιοδοτούν επίσης αυτό το άτομο να υποβάλλει προσφορές για αγαθά και υπηρεσίες για λογαριασμό μιας εταιρείας.
Τα ακριβή καθήκοντα ειδικών αγορών θα διαφέρουν καθώς κάθε εταιρεία έχει τις δικές της εσωτερικές δραστηριότητες. Ωστόσο, οι περισσότερες ειδικές απαιτήσεις αγοράς αφορούν πολύ αυστηρή τήρηση αρχείων. Τα αρχεία μπορούν να τηρούνται σε χάρτινα αρχεία, να διατηρούνται σε βάση δεδομένων υπολογιστή ή και στα δύο. Ως εκ τούτου, οι ειδικοί πρέπει μερικές φορές να εργάζονται με συγκεκριμένο λογισμικό για να διασφαλίσουν ότι τα αρχεία είναι ακριβή και ενημερωμένα. Μεταξύ των πιο βασικών τύπων αρχείων που απαιτείται να τηρεί ένας ειδικός είναι τα τιμολόγια, οι εντολές αγοράς και οι συμβάσεις υποβολής προσφορών.
Κατά την πραγματοποίηση αγορών και την τήρηση ακριβών αρχείων, ένας ειδικός πρέπει επίσης να προετοιμάσει αναφορές για το βασικό προσωπικό ενός οργανισμού. Η τακτική επικοινωνία με τους πωλητές, καθώς και άλλα τμήματα και υπαλλήλους της εταιρείας, περιλαμβάνονται επίσης σε μια τυπική περιγραφή θέσης εργασίας για αυτήν τη θέση. Τα άτομα που απασχολούνται σε τέτοιες θέσεις πρέπει επίσης να είναι προσεκτικά ώστε να μην υπερβαίνουν τα καθορισμένα όρια προϋπολογισμού και πρέπει να διασφαλίζουν ότι τηρούνται όλες οι διαδικασίες αγοράς.
Σε πολλές εταιρείες, ένας ειδικός αγορών εργάζεται σε χρηματοοικονομικό τμήμα ή συνεργάζεται στενά με το προσωπικό αυτού του τμήματος. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό και οι δύο να συνεργαστούν για να διασφαλίσουν ότι τα τιμολόγια και τα αιτήματα αγοράς υποβάλλονται σε επεξεργασία εγκαίρως. Ένας ειδικός συνεργάζεται επίσης στενά με το οικονομικό προσωπικό για να βεβαιωθεί ότι οι προϋπολογισμοί επιτρέπουν την αγορά των απαιτούμενων ειδών και υπηρεσιών.
Η διατήρηση τακτικής επαφής με τους πωλητές είναι επίσης μια σημαντική πτυχή της περιγραφής της εργασίας ενός ειδικού. Όταν προκύπτουν προβλήματα πληρωμής, ένας ειδικός πρέπει να συνεργαστεί με έναν προμηθευτή για την επίλυση τέτοιων ζητημάτων. Επίσης, ένας ειδικός πρέπει να παρακολουθεί όλες τις παραγγελίες, τις παραδόσεις και τα αποθέματα. Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας που απασχολείται ένας ειδικός, μια τέτοια ευθύνη περιλαμβάνει συχνά τη δημιουργία σχέσης με πολλούς προμηθευτές.
Ορισμένες αγορές εξειδικευμένων εργασιών αναθέτουν επίσης σε ειδικούς να παρακολουθούν τη συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου. Μερικές φορές αναμένεται η τήρηση αρχείων εγγυήσεων και συμφωνιών παροχής υπηρεσιών από ένα άτομο σε αυτήν τη θέση. Όταν τα είδη γραφείου και ο εξοπλισμός πρέπει να αντικατασταθούν, ένας ειδικός αγορών είναι συνήθως το άτομο που αξιολογεί και πραγματοποιεί αυτές τις παραγγελίες.