Ένας ειδικός παραπομπής έχει τη δουλειά να κατευθύνει ένα άτομο ή εταιρεία σε μια υπηρεσία ή πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν. Αυτό λειτουργεί γενικά από τον ειδικό παραπομπής που συλλέγει πληροφορίες από την πελάτη για τις ανάγκες της, κάνει μια παραπομπή με βάση αυτές τις ανάγκες και στη συνέχεια ακολουθεί τον πελάτη για να εξασφαλίσει την ικανοποίηση. Για παράδειγμα, ένας ειδικός μπορεί να παραπέμψει έναν κωφό σε έναν μεταφραστή για δεσμεύσεις ομιλίας ή ένας ιδιοκτήτης διαδικτυακής επιχείρησης μπορεί να χρειαστεί ένας ειδικός για να τον παραπέμψει στη σωστή εταιρεία εικονικής βοήθειας. Η ειδικός μπορεί να αμείβεται με ωριαία αμοιβή, να εργάζεται για προμήθειες από τις υπηρεσίες στις οποίες αναφέρεται ή ακόμα και τα δύο.
Οι ειδικοί συνήθως εργάζονται μόνο με συγκεκριμένες ανάγκες και υπηρεσίες για να διασφαλίσουν ότι είναι σε θέση να παρέχουν τις καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες τους. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί να ειδικεύεται μόνο σε παραπομπές από επιχείρηση σε επιχείρηση, ενώ ένας άλλος παρέχει μόνο παραπομπές ιατρικής υπηρεσίας στο σπίτι και άλλος ασχολείται μόνο με παραπομπές βοηθών και απαντήσεων υπηρεσιών.
Μια πρώτη συνάντηση δημιουργείται είτε τηλεφωνικά είτε πρόσωπο με πρόσωπο, όπου ο ειδικός παραπομπής μπορεί να κάνει στον πελάτη μερικές ερωτήσεις για να την βοηθήσει να κατανοήσει τις συγκεκριμένες ανάγκες. Μόλις διευκρινιστούν όλες οι ανάγκες του πελάτη, τότε ο ειδικός θα αναζητήσει μια εταιρεία ή άτομο που μπορεί να τις καλύψει. Πολλές φορές η ειδικός είτε περιορίζεται στις εταιρείες που έχουν ήδη συνεργαστεί με τη δική της, είτε πρέπει να διαπραγματευτεί μια συμφωνία για πληρωμή από μια νέα. Μόλις βρεθεί το κατάλληλο άτομο ή εταιρεία, ο ειδικός παραπομπής θα επικοινωνήσει με τον πελάτη και θα οργανώσει μια συνάντηση μεταξύ του πελάτη και του παραπεμπόμενου.
Η ειδικός παραπομπής συνήθως δεν έχει άμεση θέση στο χειρισμό των πράξεων μεταξύ του πελάτη της και του παραπεμπόμενου μέρους. Ωστόσο, ένας ειδικός μπορεί να κάνει check -in κατά καιρούς για να διασφαλίσει ότι ο πελάτης είναι απόλυτα ικανοποιημένος με την υπηρεσία του. Εάν όχι, τότε η ειδικός μπορεί να κάνει ό, τι περνά από το χέρι της για να επιλύσει τυχόν παράπονα. Αυτό μπορεί να απαιτήσει ακόμη και την εύρεση ενός νέου παρόχου εντελώς.
Ενδέχεται να ζητηθεί από έναν ειδικό παραπομπής να επικοινωνήσει μέσω email και επιστολής, τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως. Γενικά απαιτείται να έχει καλές επικοινωνιακές και οργανωτικές ικανότητες για να είναι σίγουρος ότι γίνεται η σωστή παραπομπή και διατηρούνται όλοι οι λογαριασμοί. Τις περισσότερες φορές η θέση απαιτεί να κάθεστε σε ένα γραφείο ή μπροστά από έναν υπολογιστή για μεγάλα χρονικά διαστήματα, με λίγες ευκαιρίες να εργαστείτε στον τομέα συναντώντας προσωπικά τους πελάτες.