Ένας γενικός γραμματέας, γνωστός και ως πρώτος γραμματέας ή ακόμη και γενικός γραμματέας, είναι συνήθως ο ηγέτης ή ο επικεφαλής επιχειρήσεων για μια οργάνωση όπως ένα σωματείο, ένωση ή εκκλησία. Τα καθήκοντά του διαφέρουν πολύ από τη μέση εικόνα ενός γραμματέα, καθώς είναι γενικά υπεύθυνος για τη διεξαγωγή ή την παρακολούθηση συναντήσεων υψηλότερου προφίλ για λογαριασμό του οργανισμού και τη λήψη αποφάσεων σχετικά με ολόκληρο τον οργανισμό. Αυτή η θέση απαιτεί συνήθως σημαντικά ταξίδια και πολλοί γενικοί γραμματείς λαμβάνουν συμβουλές και καθήκοντα από κάθε πτυχή του οργανισμού.
Ο γενικός γραμματέας θα συναντάται συνήθως με ηγέτες άλλων οργανώσεων για να κανονίσει συνεργασίες ή άλλα επωφελή συμβόλαια μαζί τους. Για παράδειγμα, ο γενικός γραμματέας μιας θρησκευτικής οργάνωσης μπορεί να συναντηθεί με ηγέτες άλλων οργανώσεων για άντληση κεφαλαίων και νέες συνεργασίες ή ακόμα και για συζήτηση για συγχωνεύσεις. Οι γραμματείς μπορούν επίσης να συναντηθούν για να συζητήσουν επιχειρηματικά θέματα των συλλογικών τους ομάδων και πώς μπορούν να βελτιωθούν.
Πολύ συχνά, μια γενική γραμματέας είναι επίσης υπεύθυνη για την επίβλεψη και τη βελτίωση των οικονομικών σχέσεων του συλλόγου της, καθώς και τη διατήρηση της θετικής δημόσιας εικόνας του συλλόγου. Μια γραμματέας γενικά ψηφίζεται στη θέση της από μια επιτροπή ή μερικές φορές από μια ψηφοφορία σε ολόκληρο το συνδικάτο και έτσι της δίνεται η εξουσία να είναι η φωνή του πληθυσμού. Εναπόκειται στους γραμματείς να βοηθήσουν να αποφασίσουν τι είναι καλύτερο για ολόκληρο τον οργανισμό τους και τους ανθρώπους του, καθώς και να παρουσιάσουν τις πεποιθήσεις, τις αξίες και τη γενική τους θέση στους άλλους. Ευεργετικές εκδηλώσεις και συνεργασίες όχι μόνο μπορούν να σημειώσουν μεγαλύτερη πρόοδο, αλλά μπορούν επίσης να βελτιώσουν την ευημερία και την άποψη του οργανισμού στο σύνολό του.
Για τη διατήρηση τόσων επαφών που έχουν γενικά οι γενικοί γραμματείς καθώς και οι νέες, συνήθως γίνονται πολλές συναντήσεις. Αυτές μπορεί να είναι μεσημεριανές συναντήσεις, τηλεφωνικές διασκέψεις ή συναντήσεις προορισμού που αναγκάζουν τη γραμματέα να ταξιδέψει. Πρέπει να συζητήσει τις ανησυχίες που του έφερε ένα συμβούλιο, να βρει λύσεις και να λάβει αποφάσεις με βάση τις πληροφορίες που του δόθηκαν, έτσι ώστε οι εμπλεκόμενοι οργανισμοί να μπορούν να συνεργαστούν. Μερικές φορές, μπορεί ακόμη και να χρειαστεί να οργανώσει συγκεντρώσεις ή απεργίες για λογαριασμό του συνδικάτου ή της ομάδας του. Άλλες φορές, μπορεί απλώς να του ζητηθεί να ενημερώσει το συμβούλιο και τους ανθρώπους για επείγουσες ειδήσεις ή σχετικές εξελίξεις.
Η άριστη οργάνωση και οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι γενικά απαίτηση κάθε γενικού γραμματέα. Πολλοί οργανισμοί μπορεί επίσης να απαιτούν πτυχίο και πολλά χρόνια στη συγκεκριμένη ομάδα ή κλάδο. Η ικανότητα διαχείρισης του άγχους και των ταξιδιών είναι επίσης συνήθως σημαντική για έναν πετυχημένο γενικό γραμματέα.