Ένας γραμματέας της εκκλησίας συνήθως χειρίζεται όλα τα διοικητικά θέματα για μια εκκλησία, από την απάντηση τηλεφώνων έως τον σχεδιασμό δελτίων, την παραγωγή αντιγράφων και τη διαχείριση της αλληλογραφίας. Ωστόσο, η δουλειά είναι συχνά πολύ περισσότερο από το να παίζεις χαρτιά και να χτυπάς τηλέφωνα. Οι περισσότεροι γραμματείς πρέπει επίσης να λειτουργούν ως πρόσωπο για ολόκληρη την οργάνωση. Η βασική γνώση για την εκκλησία, τη δομή της και τις πεποιθήσεις της είναι συχνά απαραίτητη, καθώς ο γραμματέας μπορεί να κληθεί να απαντήσει σε ευρείες ερωτήσεις από ένα ευρύ φάσμα ανθρώπων.
Οι ιδιαιτερότητες του τι κάνει ένας γραμματέας της εκκλησίας εξαρτώνται αναγκαστικά από τις ιδιαιτερότητες του εν λόγω οργανισμού. Τις περισσότερες φορές, όμως, τα διοικητικά καθήκοντα αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας. Ο γραμματέας συνήθως διαχειρίζεται το μπροστινό γραφείο της εκκλησίας. Αυτό περιλαμβάνει τη διατήρηση του κύριου ημερολογίου, τον προγραμματισμό ραντεβού και τη γνώση πώς να προσεγγίσετε όλο το προσωπικό. Πρέπει να γνωρίζει καλά τον προγραμματισμό της εκκλησίας και να γνωρίζει πώς να κατευθύνει συγκεκριμένες ερωτήσεις από το κοινό.
Σε κάποιο βαθμό, ένας γραμματέας της εκκλησίας πρέπει να είναι ένας γενικός πόρος της εκκλησίας, τόσο για τους εκκλησιαστικούς όσο και για τον έξω κόσμο. Στο εσωτερικό, είναι υπεύθυνος για τη σύνδεση των μελών της εκκλησίας με ποιμένες, τη διαχείριση εγγραφών για τάξεις και εκδηλώσεις και τη δημοσίευση και διανομή ανακοινώσεων. Αυτό περιλαμβάνει συχνά τη διαχείριση βάσεων δεδομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και έντυπα φυλλάδια και δελτία.
Οι γραμματείς πρέπει επίσης να εκπροσωπούν την εκκλησία και τον προγραμματισμό της στον έξω κόσμο. Οι νεοεισερχόμενοι με ερωτήσεις σχετικά με υπηρεσίες ή εκδηλώσεις φτάνουν συνήθως στον γραμματέα της εκκλησίας ως πρώτο σημείο αναφοράς κατά την κλήση. Ο γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να απαντά με ευγένεια και ειλικρίνεια σε ερωτήσεις σχετικά με την εκκλησία και τις πολιτικές της. Ο προγραμματισμός της ποιμαντικής συμβουλευτικής, η παροχή στοιχείων σχετικά με τον προγραμματισμό γάμου και κηδείας και η απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με τις βασικές πεποιθήσεις της εκκλησίας εμπίπτουν στην περιγραφή της θέσης του γραμματέα της εκκλησίας.
Σε ορισμένες εκκλησίες, ιδιαίτερα εκείνες που είναι πολύ μεγάλες, ένας γραμματέας της εκκλησίας μπορεί να ανατεθεί σε έναν μεμονωμένο πάστορα ή ιερέα. Αυτό το είδος γραμματέα της εκκλησίας μοιάζει από πολλές απόψεις με έναν προσωπικό βοηθό. Αυτός ή αυτή θα διαχειρίζεται το προσωπικό πρόγραμμα του εφημέριου και θα λαμβάνει και θα στέλνει αλληλογραφία στο όνομα του εφημέριου. Ο γραμματέας θα αλληλεπιδρά με άλλα μέλη του προσωπικού της εκκλησίας και περιστασιακά θα αναλάβει γενικότερα καθήκοντα, όπως η βοήθεια για την προετοιμασία εβδομαδιαίων ενημερωτικών δελτίων, αλλά περνά το μεγαλύτερο μέρος κάθε ημέρας στην υπηρεσία μόνο ενός ατόμου. Οι εκκλησίες με αυτή τη δομή συνήθως απασχολούν πολλούς γραμματείς: συχνά ένας για κάθε μέλος της ανώτερης ηγεσίας και ένας ή περισσότεροι για να καθίσουν στη ρεσεψιόν και να χειριστούν γενικότερες έρευνες.
Όλοι οι γραμματείς πρέπει συνήθως να συνεργάζονται για να διατηρήσουν τη συνέπεια, τόσο στην προσέγγιση όσο και στη διαχείριση εργασιών. Αυτό ισχύει τόσο για τις μεγάλες εκκλησίες με πολλούς γραμματείς όσο και για τις μικρές εκκλησίες με διάφορους διοικητικούς βοηθούς μερικής απασχόλησης που εργάζονται μαζί για να καλύψουν τη δουλειά. Το εκκλησιαστικό γραφείο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των περισσότερων εκκλησιαστικών οργανώσεων και ο πρωταρχικός ρόλος των γραμματέων είναι να διασφαλίσουν ότι αυτό το γραφείο είναι αποτελεσματικό, αποτελεσματικό και βοηθητικό.