Ένας γραμματέας αρχείων είναι υπεύθυνος για την ακριβή οργάνωση, κατάθεση και ανάκτηση πληροφοριών σχετικά με τα αρχεία και τους λογαριασμούς μιας εταιρείας. Διασφαλίζει ότι τα αρχεία διατηρούνται ενημερωμένα και ότι τυχόν απαραίτητες αλλαγές ή προσθήκες γίνονται εγκαίρως. Πολλά σύγχρονα γραφεία τηρούν αποκλειστικά ηλεκτρονικά αρχεία, κάτι που απαιτεί από έναν υπάλληλο εγγραφών να είναι ικανός με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων και μεθόδους εισαγωγής δεδομένων. Οι περισσότερες εργασίες υπαλλήλων αρχείων βρίσκονται σε ιατρικά γραφεία και νοσοκομεία, κυβερνητικές υπηρεσίες και επιχειρήσεις όλων των τύπων.
Η ακριβής διαχείριση των αρχείων ενός οργανισμού είναι απαραίτητη για την επιτυχία του οργανισμού. Ένας υπάλληλος αρχείων ενσωματώνει δεδομένα, φυσική γραφική εργασία και αποδείξεις σε ένα συνεπές σύστημα αρχειοθέτησης. Μπορεί να του ζητηθεί να μεταγράψει έγγραφα σε ηλεκτρονικές φόρμες και να δημιουργήσει κατάλληλα αρχεία αποθήκευσης, έτσι ώστε να είναι δυνατή η γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες και η τροποποίησή τους εάν είναι απαραίτητο. Συχνά, οι υπάλληλοι αρχείων αναλαμβάνουν διάφορους άλλους τύπους διοικητικών καθηκόντων, όπως απάντηση τηλεφώνου, βοήθεια ασθενών ή πελατών και διανομή αλληλογραφίας.
Οι υπάλληλοι αρχείων εργάζονται σε διάφορες θέσεις εργασίας, όπως νοσοκομεία, κρατικά και κομητειακά γραφεία και μεγάλες επιχειρήσεις. Οι υπάλληλοι ιατρικών αρχείων είναι απαραίτητοι για την παρακολούθηση των δεδομένων των ασθενών, συμπεριλαμβανομένων των ιατρικών διαγραμμάτων και των στοιχείων χρέωσης. Με την εμπειρία, γίνονται ειδικοί ιατρικών χρεώσεων και κωδικοποίησης, οι οποίοι συνεργάζονται στενά με γιατρούς για να κωδικοποιήσουν τις διαγνώσεις και να εισπράξουν πληρωμές από ασφαλιστικές εταιρείες.
Οι επαγγελματίες σε κυβερνητικά γραφεία παρακολουθούν τα δημόσια αρχεία και τα δικαστικά έγγραφα. Κρατικοί και κομητειακοί υπάλληλοι μπορεί να είναι υπεύθυνοι για την κατάθεση και ανάκτηση πιστοποιητικών γέννησης, πιστοποιητικών θανάτου, άδειες γάμου και ειδοποιήσεις διαζυγίου, μεταξύ άλλων σημαντικών νομικών εγγράφων. Αυτοί που εργάζονται για ιδιωτικές εταιρείες διατηρούν συχνά λογαριασμούς πελατών, παρακολουθούν λογαριασμούς και αποδείξεις και ενημερώνουν αρχεία υπαλλήλων.
Για να γίνει υπάλληλος αρχείων σε οποιαδήποτε θέση εργασίας, ένα άτομο πρέπει συνήθως να λάβει τουλάχιστον ένα απολυτήριο λυκείου ή GED. Πολλοί εργοδότες, ειδικά εκείνοι σε κυβερνητικά γραφεία, προτιμούν να προσλαμβάνουν υπαλλήλους με κάποια εμπειρία κολλεγίου στη διαχείριση επιχειρήσεων ή τη λογιστική. Οι νέοι υπάλληλοι λαμβάνουν συνήθως άτυπη κατάρτιση στη δουλειά από καθιερωμένους υπαλλήλους ή άλλα μέλη του προσωπικού του γραφείου που κατανοούν τις απαιτήσεις για τη δουλειά. Οι άνθρωποι συχνά επιλέγουν να εργάζονται ως υπάλληλοι αρχείων προκειμένου να αποκτήσουν εμπειρία γραφείου και να προετοιμαστούν για πιο προηγμένες θέσεις εντός ενός οργανισμού.
Ορισμένα γραφεία διατηρούν φυσικά αρχεία με τη μορφή εγγράφων και αποδείξεων, αν και πολλοί οργανισμοί αντιλαμβάνονται τα οφέλη της τήρησης αρχείων σε υπολογιστές. Οι ειδικευμένοι υπάλληλοι εγγραφών απαιτούνται για τη προσεκτική μεταφορά πληροφοριών σε νέα ηλεκτρονικά συστήματα. Οι νέοι εργαζόμενοι πρέπει να επιδεικνύουν ισχυρή γνώση υπολογιστών και την ικανότητα να δίνουν μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.