Ένας βοηθός back office εκτελεί καθήκοντα απαραίτητα για τη διοίκηση μιας επιχείρησης, συνήθως υπό την επίβλεψη ενός διευθυντή back office ή, σε μικρά γραφεία, απευθείας υπό τον επαγγελματία ή τους επαγγελματίες που προσφέρουν υπηρεσίες. Το έργο αυτού του βοηθού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το είδος της επιχείρησης για την οποία εργάζεται. Σε πολλά πίσω γραφεία, ένας βοηθός μπορεί να είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση βασικών ή ακόμη και προηγμένων εργασιών διαχείρισης γραφείου και τήρησης βιβλίων. Σε ιατρικά ή οδοντιατρικά γραφεία, οι βοηθοί μπορούν να εκτελούν βασικές εργαστηριακές εργασίες, να προετοιμάζουν δείγματα για δοκιμές ή να κωδικοποιούν ιατρικά αρχεία για ασφαλιστική χρέωση.
Σε πολλές επιχειρήσεις, ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να έχουν την ευθύνη να συνεργάζονται με πελάτες και πελάτες καθώς και με το ευρύ κοινό. Αυτό το προσωπικό λέγεται συχνά ότι εργάζεται στο μπροστινό γραφείο. Τα μέλη του προσωπικού που επικεντρώνονται στην παροχή υποστήριξης και διοικητικών υπηρεσιών που διατηρούν την επιχείρηση σε λειτουργία, αλλά που έχουν λίγες σχέσεις με πελάτες και πελάτες θεωρούνται υπάλληλοι back office. Ο αριθμός των εργαζομένων και η ποικιλία και η πολυπλοκότητα των καθηκόντων τους είναι διαφορετικά σε κάθε back office. Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας υπάλληλοι σε ένα συγκεκριμένο γραφείο, συνήθως τουλάχιστον ένα άτομο ενεργεί ως διευθυντής που επιβλέπει την εργασία άλλων. Εάν το back office αποτελείται από πολλά διαφορετικά τμήματα, καθένα από τα οποία εργάζεται υπό διαφορετικό διευθυντή, ένας βοηθός back office μπορεί να εκτελέσει ένα σχετικά στενό φάσμα εργασιών στο τμήμα αυτό.
Σε περιπτώσεις όπου ένα back office εκτελεί λειτουργίες διοίκησης, πληροφορικής και λογιστικής, κάθε βοηθός back office μπορεί να επικεντρωθεί στη βοήθεια του τμήματος στην εκτέλεση αυτών των απαραίτητων εργασιών. Για παράδειγμα, αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση υπολογιστικών φύλλων σε όλα ή ορισμένα από τα οικονομικά των επιχειρήσεων. Στη συνέχεια, ο βοηθός θα αναφέρεται στον διευθυντή του, ο οποίος μπορεί να είναι λογιστής, ελεγκτής ή επικεφαλής λογιστής. Όσοι εκτελούν άλλους, γενικότερους τύπους εργασιών γραφείου, μπορούν να αναφέρονται σε έναν διευθυντή γραφείου.
Τα προσόντα για να είναι βοηθός back office ποικίλλουν ανάλογα με τις εργασίες που εκτελούνται καθώς και τη φύση του γραφείου. Σε πολλές περιπτώσεις, ένας βοηθός γραφείου που εργάζεται στη διοίκηση γραφείου αναμένεται να έχει τουλάχιστον ένα απολυτήριο λυκείου και εμπειρία να εργάζεται με διάφορους τύπους τυπικού λογισμικού γραφείου. Όσοι εκτελούν πιο εξειδικευμένες εργασίες, όπως η τήρηση βιβλίων, μπορεί να χρειαστεί να έχουν κάποιο είδος πιστοποίησης ή εκπαίδευσης στη διαχείριση υπολογιστικών φύλλων. Οι εργαζόμενοι στα ιατρικά γραφεία πρέπει συνήθως να έχουν ακόμη πιο εξειδικευμένες δεξιότητες και κατάρτιση σε τομείς όπως η εργαστηριακή εργασία ή η τιμολόγηση ιατρών.