Punkt ponownego zamówienia to poziom, na którym określona pozycja znaleziona w inwentarzu powinna zostać uzupełniona poprzez złożenie zamówienia u dostawcy. Nazywany również ROP, ten punkt ponownego zamówienia jest zwykle określany przy użyciu różnych metod, które zapewniają dostarczenie przedmiotu, zanim będzie on potrzebny do jakiegokolwiek celu. Zaopatrzeniowcy i urzędnicy zajmujący się zaopatrzeniem zazwyczaj również uważnie przyglądają się liczbie jednostek wymaganych dla każdego zamówienia, skutecznie utrzymując materiały pod ręką na tak zwanej ekonomicznej ilości zamówienia lub EOQ.
Przy ustalaniu punktu ponownego zamawiania dowolnego produktu są zaangażowane dwa kluczowe czynniki. Trzeba mieć do czynienia z użytkowaniem. Na przykład zakład produkcyjny może wykorzystywać kilka zestawów maszyn, które wykorzystują określony komponent. Aby przygotować się na ewentualne awarie tych zestawów, można podjąć decyzję o posiadaniu wystarczającej ilości części zamiennych, aby dokonać naprawy co najmniej sześćdziesięciu procent tych maszyn. Zakładając, że liczba ta jest oparta na doświadczeniach z przeszłości, gdzie nie więcej niż połowa maszyn wymagała wymiany części w krótkim czasie, ustawienie punktu ponownego zamówienia na nieco więcej chroni firmę przed stratami poniesionymi z powodu skrócenia czasu produkcji.
Wraz z użytkowaniem, ustalenie punktu ponownego zamówienia wymaga również zrozumienia, ile czasu może upłynąć od złożenia zamówienia do jego dostawy. W przypadku artykułów rutynowych, które zwykle znajdują się w magazynie, czas oczekiwania nie może przekraczać kilku dni roboczych. Jeśli przedmiotowy przedmiot jest nieco wyjątkowy, dostawca może potrzebować kilku tygodni na wyprodukowanie i wysłanie żądanej liczby jednostek. Aby zminimalizować ryzyko konieczności skrócenia operacji w tym okresie oczekiwania, punkt ponownego zamówienia jest ustawiony tak, aby uruchamiał się, gdy wciąż jest większa liczba jednostek pod ręką, które można wezwać w razie potrzeby przed przybyciem przesyłki.
Wiele firm tworzyło kiedyś ręcznie punkt ponownego zamawiania różnych dostaw. Czasami wiązało się to z użyciem formuł w celu określenia średniego zużycia w okresie miesięcy oraz średniego czasu dostawy związanego z każdą pozycją magazynową. Obecnie firmy zwykle korzystają z oprogramowania inwentaryzacyjnego, które ma możliwość analizowania wszystkich księgowań przyjęć i dystrybucji towarów z zapasów i dostosowywania każdego punktu ponownego zamawiania towarów zgodnie z potrzebami. Gdy oprogramowanie działa sprawnie, utrzymywane są poziomy zapasów, które zapewniają wystarczającą ilość zapasów, ale także utrzymują ogólną wartość zapasów na jak najniższym poziomie, co pomaga zminimalizować obciążenie podatkowe firmy.