Urzędnik księgowy to osoba prowadząca dokumentację finansową, która korzysta ze specjalistycznych ksiąg i oprogramowania do rejestrowania i przetwarzania wydatków, rachunków, listy płac i wszystkich innych transakcji finansowych dla firmy lub organizacji. Stanowisko to wymaga uzdolnienia matematycznego, dbałości o szczegóły, znajomości podstawowych procedur księgowych oraz znajomości obsługi komputera i dziesięciu kluczy. Stanowiska pracy w tej dziedzinie obejmują zakres od pracowników wprowadzających dane księgowe na poziomie podstawowym po księgowych zajmujących się pełnymi obciążeniami.
Podstawowy księgowy jest zazwyczaj zobowiązany do zapewnienia wsparcia biurowego i księgowego dla działu księgowości. Musi prowadzić dokładną ewidencję i pliki, przetwarzać i przesyłać faktury i płatności, raporty typu i kluczowe dane do systemu komputerowego księgi głównej. Elastyczność i gotowość do wykonywania różnorodnych zadań wspierających to podstawa sukcesu na tym stanowisku.
Księgowy w dużej firmie może specjalizować się w określonej dziedzinie, takiej jak rozrachunki z dostawcami (A/P), należności (A/R) lub listy płac. Urzędnik ds. A/P będzie aktualizował i prowadził rejestry dotyczące wszystkich wydatków, w tym firmowych kart kredytowych i raportów dotyczących zwrotów kosztów pracowniczych. Będzie przetwarzać faktury od dostawców, przeglądać i monitorować rabaty za wcześniejsze płatności zgodnie z polityką firmy i zapewniać, że płatności są wysyłane w odpowiednich ramach czasowych. Będzie również odpowiedzialny za uzgadnianie oświadczeń dostawców i wykorzystywanie dobrych umiejętności komunikacyjnych w celu rozwiązywania wszelkich rozbieżności
Księgowy, który pracuje w dziale rozrachunków z odbiorcami, przygotuje i prześle faktury dla klientów oraz pokwitowania księgowania i kaucji, gdy te faktury są opłacane. Jeśli firma ma wpływy gotówkowe, będzie utrzymywał odpowiednią rozliczalność środków pieniężnych i depozytów. Dokładne wprowadzanie danych z paragonów jest niezbędne, aby pracownik A/R mógł monitorować historię płatności klientów i przygotowywać raporty pokazujące zaległe rachunki. Jeżeli firma oferuje rabat za wcześniejsze płatności, to jest on obciążony monitorowaniem aktywności płatniczej i odpowiednim zaksięgowaniem określonych rabatów.
Działy płac również używają księgowego do zbierania i przetwarzania kart czasu pracy, obliczania podatków i innych potrąceń oraz przygotowywania na czas kontroli płac. Musi upewnić się, że karty czasu pracy są dokładne i że przestrzegane są obowiązujące przepisy prawa pracy, w tym przerwy, limity godzin dla nieletnich pracowników i nadgodziny. Pracownik płacowy musi znać obowiązujące przepisy podatkowe i może zostać poproszony o sporządzenie raportów i przekazanie potrąceń do właściwych organów podatkowych i innych wyznaczonych odbiorców.
Większość firm wymaga, aby księgowy miał wykształcenie średnie lub równoważne, z pewnym powiązanym doświadczeniem lub zajęciami związanymi z rachunkowością. Większe firmy lub te poszukujące bardziej specjalistycznej pomocy mogą szukać kandydata ze stopniem naukowym lub powiązanym certyfikatem. Starszy księgowy będzie potrzebował kilkuletniego doświadczenia lub stopnia współpracownika lub licencjata. To stanowisko wymaga umiejętności krytycznego myślenia, aby oceniać dane, analizować problemy i wdrażać rozwiązania. Starszy urzędnik często nadzoruje praktyki księgowania kosztów i inwentaryzacji oraz sporządza miesięczne raporty, takie jak zestawienia zysków i strat oraz bilanse.
Niektóre mniejsze firmy mogą łączyć dwie lub więcej funkcji wyspecjalizowanych urzędników księgowych lub mogą korzystać z usług księgowego do prowadzenia całej dokumentacji finansowej i transakcji. Pełnopłatny księgowy jest wszechstronny i doświadczony we wszystkich aspektach codziennych operacji finansowych firmy. Wymagana jest znajomość praktyk księgowych, wymagań płacowych i raportów księgowych. Cenna jest również dobra komunikacja i umiejętności interpersonalne, ponieważ księgowy ma stały kontakt ze sprzedawcami, klientami i pracownikami.