Księga aktywów to dokument księgowy dla firmy, który zawiera tylko szczegóły dotyczące aktywów, a nie księga główna, w której rejestrowane są wszystkie aspekty finansowe firmy. Aby rejestrować różne rodzaje aktywów, księga aktywów zwykle zawiera subkonta. Chociaż firma nie wymaga tej księgi, ułatwia to księgowość większej lub bardziej złożonej firmie. Ta księga często zawiera wpisy, które wzmacniają siłę finansową firmy, ale jeśli składnik aktywów traci na wartości, amortyzacja również jest rejestrowana.
Większość firm musi mieć księgę główną, która służy do rejestrowania wszystkich transakcji finansowych w firmie; obejmuje to wszelkie przychodzące lub wychodzące pieniądze oraz zmianę wartości. Księga aktywów wyszczególnia tylko jeden aspekt transakcji finansowych: aktywa. Są to rzeczy, które pomagają dać firmie pieniądze, można je zamienić na gotówkę lub wykorzystać do wykonania pracy. Niektóre wspólne aktywa obejmują nieruchomości, pieniądze, akcje i obligacje, narzędzia i meble.
Jednym z powodów używania księgi aktywów zamiast księgi głównej jest to, że aktywami można lepiej zarządzać. W księdze głównej aktywa są wprowadzane jako aktywa ogólne, z niewielkimi cechami wyróżniającymi lub bez nich. Jednocześnie aktywa magazynowe i aktywa meblowe będą funkcjonować, doceniać i amortyzować znacznie inaczej niż siebie. Subkonto będzie zwykle tworzone dla każdego rodzaju aktywów w księdze aktywów, co zwykle ułatwia monitorowanie i zmianę aktywów.
Większość firm nie jest zobowiązana do korzystania z księgi aktywów i nie może tego zrobić, jeśli ta księga jest uważana za stratę czasu. Jednocześnie ułatwia to dokumentowanie aktywów w księdze głównej, ponieważ większość pracy wymaganej dla aktywów można wykonać w księdze aktywów, a następnie udokumentować w księdze głównej. Pozwala również na wyspecjalizowane spojrzenie na aktywa firmy i umożliwia ogólnemu zasobowi zapewnienie jedynie szerokiego spojrzenia; to gra na mocnych stronach obu ksiąg.
Aktywa zwykle są pozyskiwane, ponieważ dają firmie większą władzę lub są warte pieniędzy, ale amortyzacja lub zmniejszająca się wartość aktywów również jest rejestrowana w księdze aktywów. Chociaż zmniejsza to wartość aktywów, dzieje się tak w przypadku niekontrolowanych lub realistycznych czynników, takich jak starzenie się, brak wykorzystania lub słabe dane o zapasach. Amortyzacja jest dla aktywów naturalnym zjawiskiem i firma musi to uwzględnić w tej księdze, aby móc kompleksowo spojrzeć na ich wartość i siłę finansową.