Dziennik ogólny to narzędzie księgowe używane przez firmy do rejestrowania informacji finansowych. Ten dziennik jest podstawą systemu księgowego podwójnego zapisu, ponieważ obciążenia i kredyty są rejestrowane w celu odzwierciedlenia rzeczywistych transakcji finansowych. Ten dziennik jest zgodny z koncepcją równania księgowego, które mówi, że aktywa równają się pasywom plus kapitał własny właściciela. Wszystkie obciążenia zarejestrowane w dzienniku będą równe całkowitej kwocie kredytów zarejestrowanych przez firmę, zachowując integralność równania księgowego. Dziennik główny składa się z poszczególnych kont transakcji wraz z zapisami specjalnymi z innych dzienników specjalnych.
Arkusz ogólny często zawiera indywidualne konta transakcji, które nie są powiązane z innymi arkuszami specjalnymi. Wspólne konta ogólne obejmują koszty sprzedaży i administracyjne, koszty wynagrodzeń, marketingu lub reklamy, a także inne różne konta ogólne. Informacje finansowe zarejestrowane na tych kontach nie są zazwyczaj przypisywane do konkretnego działu biznesowego lub produktów wytwarzanych przez firmę. Rachunki te zwykle reprezentują koszty ogólne firmy, które muszą zostać zapłacone, aby firma mogła kontynuować działalność.
Wpisy specjalne w dzienniku głównym pochodzą z kilku specjalnych dzienników księgowych. Te dzienniki często zawierają listy płac, sprzedaż, rozrachunki z dostawcami, rozrachunki z odbiorcami i gotówkę. Firmy mogą mieć kilka specjalnych dzienników, w zależności od ich działalności biznesowej i projektu pracy biura rachunkowego. Dziennik płac zawiera wszystkie informacje dotyczące płatności dokonywanych podczas zatrudniania pracowników zewnętrznych. Informacje te mogą być oddzielone jako wpłaty na plany emerytalne, zdrowotne lub inne świadczenia, a także regularne odszkodowania i premie. Firmy często alokują salda płac do różnych działów; nieprzydzielone kwoty mogą trafić do ogólnego dziennika firmy.
Dziennik sprzedaży zawiera informacje dotyczące wszystkich sprzedaży towarów lub usług spotykanych przez osoby fizyczne i firmy. Dziennik ten może również zawierać informacje dotyczące kosztu sprzedanych towarów w celu prowadzenia dokładnych ewidencji zapasów. Informacje finansowe zawarte w dzienniku ogólnym dotyczące sprzedaży często zawierają korekty kwot sprzedaży, rabaty sprzedaży lub korekty zapasów.
Dziennik rozrachunków z dostawcami zawiera wszystkie kwoty należne sprzedawcom, dostawcom lub innym osobom fizycznym i firmom. Firmy korzystają z tego specjalnego dziennika, ponieważ często mają duże salda zobowiązań wobec różnych osób lub firm. Arkusz rozrachunków z odbiorcami jest bardzo podobny do arkusza rozrachunków z dostawcami. Jednak w dzienniku należności znajdują się informacje o kwotach należnych spółce przez osoby fizyczne lub firmy. Dziennik ogólny jest często używany w połączeniu z tymi specjalnymi dziennikami do spisywania przeterminowanych sald lub korygowania błędów popełnionych podczas rejestrowania tabel finansowych lub kwot należności.
Ostateczny dziennik specjalny zawiera wpisy dotyczące sald gotówkowych firmy. Wszelkie błędy związane z korektami bankowymi lub innymi korektami mogą być rejestrowane w dzienniku ogólnym firmy. Mniejsze firmy o ograniczonych zasobach kapitałowych nie mogą używać specjalnego dziennika do rejestrowania zapisów gotówkowych, ponieważ gotówka dotyczy wszystkich funkcji w przedsiębiorstwie.