Karty księgowe to narzędzia księgowe używane przez firmy do rejestrowania transakcji i zarządzania dokumentacją finansową. Są one podobne, ale różnią się pod pewnymi względami od standardowego papieru księgowego. Podobieństwa wynikają z użycia kolumn, wierszy i siatek na kartach księgowych, w których księgowy może zapisywać dane finansowe. Różnice obejmują możliwość umieszczania tych kart na pierścieniach oraz użycie kartonu, na którym drukowane są karty. Karty te mają różne formaty, kolory i możliwości przechowywania do wykorzystania w systemie księgowym.
Ogólnie rzecz biorąc, te same informacje muszą być zapisane na każdej karcie księgi głównej przed jej użyciem w systemie księgowym firmy. Na przykład księgowy musi napisać opis lub cel użycia u góry wraz z datą skorelowaną ze zdarzeniem transakcji. Każdy wiersz reprezentuje wiersz, w którym księgowy musi wpisać numery kont, opisy kont i kwoty w dolarach dla transakcji. Dzięki kilku wierszom na kartach księgi jest wystarczająco dużo miejsca na dokładne opisanie zdarzenia transakcji i sporządzenie notatek do łóżeczka. Karta ma wtedy informacje zapisane w systemie księgowym firmy.
Chociaż większość kart księgowych ma ten sam format, w sklepach z artykułami biurowymi mogą być dostępne różne kolory tych kart. Popularne kolory to zielony, żółty i manila, chociaż inne mogą istnieć w niektórych sklepach z artykułami biurowymi. W większości przypadków nie ma znaczącej różnicy między kolorami kart księgowych, chociaż firma może z nich korzystać w inny sposób. Na przykład duża firma może użyć innego koloru dla różnych działów lub różnych transakcji, w zależności od potrzeb. Dzięki temu system księgowy ma naturalny podział na wykorzystanie informacji pomiędzy wieloma rodzajami transakcji czy działów.
Korzystanie z kart księgowych jako części systemu księgowego może być konieczne, ponieważ są one zwykle trwalsze niż standardowy papier księgowy. W niektórych przypadkach karty mogą być obecne w trudniejszych działach operacyjnych firmy, takich jak produkcja, budownictwo lub inne środowiska niebiurowe. Tutaj nieksięgowi wypełniają podstawowe informacje — takie jak ilości, koszty i wykorzystanie towarów — a księgowi wypełniają pozostałe dane. Używanie i przechowywanie tych kart pozwala firmom mieć bardziej trwałą papierkową robotę w tych trudniejszych warunkach. Przechowywanie tych kart jest niezbędne do celów podatkowych i biznesowych, a karty te są zazwyczaj bardzo trwałe.