Konto kontrolne to konto zbiorcze w finansowej księdze głównej, które gromadzi szczegóły konta w księdze pomocniczej — księgi główne śledzą wszystkie transakcje finansowe w firmie. Informacja zarządzana w księdze pomocniczej jest szczegółem wspierającym informacje w księdze głównej. Księgi pomocnicze służą do śledzenia różnych pozycji gromadzonych w księdze głównej, w tym należności, rozrachunków z dostawcami, zapasów i przychodów. Oprócz kwot transakcji księgi pomocnicze często zawierają nazwy, lokalizacje, opisy i daty. Każda z pozycji księgi pomocniczej zazwyczaj ma konto kontrolne w księdze głównej.
Działy księgowe wykorzystują salda próbne generowane z księgi głównej podczas gromadzenia miesięcznych, kwartalnych i rocznych danych finansowych. Generalnie działy księgowości rzadko wymagają rodzaju szczegółów śledzonych w księdze pomocniczej. Na przykład dział należności będzie musiał mieć dostęp do informacji o kliencie, takich jak numer telefonu, aby potencjalnie skontaktować się z klientem w sprawie niespłaconych sald. Jednak dział księgowości w większości sytuacji wolałby widzieć sumy zaległych należności, a nie informacje o klientach związane z określonymi transakcjami. Za każdym razem, gdy dział rozrachunków z odbiorcami aktualizuje kwotę należną w rekordzie klienta, konto kontrolne w księdze głównej jest aktualizowane o zmianę, co zapewnia łatwy dostęp do sumy należności.
Konto kontrolne jest aktualizowane, gdy księgi pomocnicze systematycznie przekazują informacje do księgi głównej. Czas aktualizacji kont kontrolnych zależy od różnych czynników, w tym od złożoności zaangażowanych systemów, wielkości firmy, a nawet harmonogramu zamykania księgowości na koniec miesiąca. W większych korporacjach system księgi głównej będzie zazwyczaj osobnym, niezależnym systemem oprogramowania, niezależnym od ksiąg pomocniczych śledzących transakcje dotyczące pozycji, takich jak należności lub zapasy. Konta kontrolne w sytuacjach takich jak ta mogą nie być aktualne przez cały miesiąc, ponieważ planowanie przesyłania informacji między księgą pomocniczą a księgą główną nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Mniejsze firmy mogą nie mieć tego samego problemu, ponieważ księgi główne i księgi pomocnicze mogą być zawarte w jednym pakiecie oprogramowania.
Jedną z korzyści rachunków kontrolnych jest możliwość zwiększenia rozdziału obowiązków, co jest przydatne w ograniczaniu błędów i oszustw. Często osoby wymagane do śledzenia danych w księgach pomocniczych są oddzielone od osób gromadzących dane finansowe. W związku z tym podczas tworzenia sprawozdania finansowego przeprowadzane są uzgodnienia między kontami kontrolnymi i księgami pomocniczymi w celu zapewnienia prawidłowego salda zgłoszonego dla określonej pozycji. Docelowo konta kontrolne pozwalają na łatwiejsze i szybsze gromadzenie danych finansowych dla działów księgowych.