Należności netto to różnica między bieżącymi nieuregulowanymi należnościami firmy a odpisem na wątpliwe należności. Firmy tworzą rezerwę na wątpliwe należności, ponieważ nie spodziewają się, że zdobędą 100 procent swoich należności. Istnieją dwie metody tworzenia odpisu części należności netto. Dwie najczęstsze metody obliczania to procent sprzedaży kredytowej lub kwota w dolarach z przeterminowanych należności. Firmy mogą stosować dowolną metodę, która daje najdokładniejsze dane.
Sprzedaż kredytowa ma miejsce, gdy firma pozwala klientom na zakup towarów na rachunek. Większość firm będzie utrzymywać saldo należności w swoich księgach wewnętrznie. Księgowi będą utrzymywać salda i wiekować je według daty. Większość raportów dotyczących starzenia przedstawia nieopłacone salda w 30-dniowych odstępach. Raporty dotyczące wieku będą zawierały wszystkie salda w kategoriach o nazwach: obecne, 30-dniowe, 60-dniowe, 90-dniowe i 120-dniowe.
Aby obliczyć należności netto przy użyciu metody procentu sprzedaży, firmy muszą przejrzeć swoje przeszłe kolekcje należności. Zwykle daje to procent sprzedaży kredytowej, który nie został zebrany przez pewien czas. Księgowy pomnoży bieżącą sprzedaż kredytową przez ten procent i określi, jaka kwota w dolarach należności będzie nieściągalna. Wpis księgowy zaksięgowany w księdze głównej obciąży wydatki z tytułu nieściągalnych długów i rezerwę kredytową kont wątpliwych dla obliczonej wartości.
Inną metodą kalkulacji jest określenie wielkości na podstawie raportu wiekowania należności. Na przykład księgowy może po prostu wziąć wszystkie otwarte rachunki w wieku 120 dni i starsze i zaksięgować tę kwotę jako rezerwy na wątpliwe rachunki. Suma wszystkich tych kont jest księgowana w księdze głównej firmy przy użyciu tego samego wpisu księgowego przedstawionego wcześniej. Proces ten może być miesięcznym zapisem księgowym w celu przedstawienia najdokładniejszych należności netto dla sprawozdań finansowych.
Utworzenie odpisu na wątpliwe rachunki nie oznacza, że firma nie może odzyskać tych zaległych sald. Należności netto to po prostu kalkulacja zapewniająca dokładność w sprawozdawczości finansowej. Jeśli firma odbierze otwarte konto, które zostało odpisane na poczet nieściągalnych długów, księgowy będzie musiał wycofać początkowy zapis księgowy. Wpis ten jest obciążeniem odpisu na wątpliwe rachunki i uznaniem kosztów nieściągalnych długów. Księgowy może wtedy zaksięgować windykację zaległego długu i usunąć należność z ksiąg firmy.