Podmiot sprawozdawczy to podmiot gospodarczy, który ma obowiązek sporządzania zewnętrznych sprawozdań finansowych na rzecz stron zainteresowanych jego działalnością, takich jak dostawcy i inwestorzy. Termin „podmiot księgowy” może być użyty w podobny sposób. Wśród księgowych, w tym tych zajmujących się ustalaniem standardów i praktyk, toczy się debata na temat dokładnej definicji podmiotu sprawozdawczego. Najnowsze opinie branży dostępne są w profesjonalnych organizacjach księgowych.
Podmioty zgłaszające mają tak zwanych „użytkowników zależnych” lub osoby, firmy i organizacje, które potrzebują dostępu do informacji finansowych, ale mogą nie być w stanie uzyskać ich bezpośrednio. Inwestorzy są doskonałym przykładem; potrzebują informacji o tym, jak dobrze działa firma, aby móc podjąć decyzję inwestycyjną, ale nie mają dostępu do wewnętrznych zapisów księgowych firmy. Podmioty te różnią się także od swoich właścicieli i pracowników. Na przykład sieć sklepów spożywczych ma inne finanse niż właściciele i pracownicy.
Czasami podmiot sprawozdawczy jest bardzo łatwy do zidentyfikowania. Na przykład spółka giełdowa spełnia podstawowe normy. Inwestorzy potrzebują dostępu do informacji finansowych, dostawcy muszą wiedzieć, jak dobrze firma sobie radzi, aby zdecydować, czy zaoferować kredyt, a inne firmy potrzebują aktualnych informacji, aby negocjować umowy z firmą. W przypadku spółki prywatnej niektóre z tych kryteriów mogą być nadal spełnione; na przykład dostawcy oferujący akredytywy muszą wiedzieć, że firma nie stanowi dużego ryzyka.
Mniejsze firmy są bardziej mgliste. Właścicielowi małej firmy może być trudno oddzielić aktywa biznesowe i osobiste, zwłaszcza że niektórzy mogą wykorzystywać aktywa osobiste, takie jak miejsce zamieszkania, w celu zabezpieczenia pożyczek i innych źródeł finansowania. To łączy firmę i właściciela i sprawia, że wygląda na coś innego niż podmiot sprawozdawczy. Jednak nadal mogą istnieć strony zainteresowane jego kondycją gospodarczą i wynikami.
Kiedy firma jest klasyfikowana jako jednostka sprawozdawcza, musi przygotowywać zewnętrzne i publiczne raporty na temat swojej kondycji finansowej. Muszą one spełniać standardy i mieć spójny charakter, aby osoby dokonujące ich przeglądu wiedziały, że informacje są przydatne do porównań wieloletnich. Sprawozdania muszą być dostępne na żądanie dla zainteresowanych stron, a firma może również być zmuszona do wysłania ich do określonych grup, takich jak akcjonariusze, którzy mają prawo do rocznego sprawozdania o spółce do wykorzystania przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych.