Zazwyczaj tablica kanban to fizyczny wykres umieszczony w centralnym obszarze zakładu produkcyjnego. Został zaprojektowany tak, aby cele i zadania projektu były dobrze widoczne dla wszystkich członków zespołu. Tablice Kanban są ułożone w rzędy i kolumny, przy czym każda kolumna lub wiersz reprezentuje określony cel, projekt lub członka zespołu. Karty lub bilety są umieszczane w tym systemie siatki, aby reprezentować kroki lub zadania związane z każdym z tych celów. Proste projekty mogą wymagać tylko kilkunastu kart, podczas gdy złożone projekty mogą obejmować setki kart Kanban.
Tablice Kanban są powszechnym narzędziem wykorzystywanym w lean manufacturing. Podczas produkcji lean lub just-in-time firmy starają się minimalizować straty w zakresie materiałów, sprzętu i czasu. Producenci stosujący tę strategię skupiają się na zapewnieniu, że każdy dolar i minuta poświęcona na produkcję przyniesie zysk. Tablice Kanban, których nazwa pochodzi od japońskiego terminu oznaczającego billboard lub znak, pomagają tym firmom zoptymalizować harmonogramy i listy zadań.
Karty używane na tablicach kanban są często oznaczone kolorami, dzięki czemu członkowie zespołu mogą łatwo sortować zadania. Zadania o wysokim priorytecie mogą być na przykład zapisane na czerwonych kartkach, podczas gdy konkretny pracownik może szukać zielonych kart, aby znaleźć swoje obowiązki. Karty mogą być samoprzylepne lub pasować do gniazd wbudowanych w każdą planszę. Po wykonaniu lub dopasowaniu zadań karta jest usuwana z planszy lub umieszczana w osobnej sekcji. Nowe zadania można dodawać w dowolnym momencie, po prostu dodając nową kartę.
Niektóre firmy używają wirtualnych tablic kanban zamiast fizycznych, aby ułatwić komunikację. Producenci polegają na specjalnym oprogramowaniu do planowania projektów przy tworzeniu tych płyt, które często bardzo przypominają ich fizyczne odpowiedniki. Użytkownicy mogą dodawać lub usuwać zadania jednym kliknięciem myszy, a nawet przeciągać i upuszczać karty do różnych części tablicy. Ten rodzaj aplikacji służy jako skuteczny sposób na wspólną pracę członków zespołu w różnych lokalizacjach nad projektem.
Tablice Kanban zostały zaprojektowane w celu wyeliminowania przeszkód w produkcji i utrzymania wszystkich członków zespołu na tej samej stronie. Służą jako ciągłe przypomnienie o zadaniach, które należy wykonać, aby osiągnąć cele firmy. Pracownicy nie są zdezorientowani ani niejasni co do kolejności wykonywania zadań, dzięki czemu są lepiej przygotowani do wykonywania swojej pracy. Podobnie jak produkcja odchudzona, tablice Kanban są zaprojektowane tak, aby eliminować marnotrawstwo i maksymalizować produktywność i zysk.