Kontrola jakości często odnosi się do zarządzania procesami produkcyjnymi oraz specyfikacjami produktów lub usług. System ten jednak na ogół wymaga możliwych do zidentyfikowania procedur i pracowników, którzy planują i przeprowadzają kontrole. Proces kontroli jakości może zatem obejmować kierownika nadzorującego system, oświadczenie kontroli jakości podsumowujące cele produkcyjne oraz procedury kontrolne w różnych punktach produkcji. Technik kontroli jakości jest często częścią tego procesu w celu zbierania danych, a lista kontrolna często stanowi podstawę rutynowej kontroli produktu.
Aby proces kontroli jakości zakończył się sukcesem, często konieczne jest wprowadzenie określonych procedur z kierownikiem lub przełożonym, aby je nadzorować. Osoba ta może być w dużej mierze odpowiedzialna zarówno za opracowanie programu kontroli jakości, jak i za spełnienie oczekiwań. W wielu przypadkach celem kontroli jakości jest zapewnienie, że wszystkie materiały i produkty dostarczone do dostawy są zgodne z wymaganiami umowy lub klienta. Aby to osiągnąć, kierownik kontroli jakości często potrzebuje planu funkcjonalnego do kontrolowania procesu produkcyjnego, określania, kiedy i czy proces się nie powiedzie i odpowiednio reaguje, aby przywrócić proces.
W niektórych firmach kierownik ds. jakości może pracować nad stworzeniem i wdrożeniem oświadczenia o kontroli jakości. Jeżeli takie stwierdzenia już istnieją, kierownik może po prostu zapewnić, że procedury są odpowiednie, a projekt procesu odpowiada specyfikacjom produktu. Często w takie ustalenia zaangażowany jest kierownik produkcji. Procesy kontroli jakości nie ograniczają się jednak do zakładów produkcyjnych. Laboratoria, placówki opieki nad pacjentami i usługi, takie jak transport publiczny i oczyszczanie ścieków, zwykle również wdrażają procedury kontroli jakości.
Oświadczenie o kontroli jakości często identyfikuje cele produkcyjne i stanowi podstawę do pomiarów usług i produktów. Dokument ten może zatem określać te obiekty firmy, które muszą być uwzględnione w procesie kontroli jakości. Na przykład zakłady produkcyjne mogą wymagać konserwacji całego wyposażenia zakładu, kalibracji przyrządów i ciągłego szkolenia pracowników.
Gdy deklaracja jakości jest kompletna, można zdefiniować i wdrożyć procedury. Aby zapewnić prawidłowe działanie wyposażenia zakładu, proces kontroli jakości może obejmować codzienną inspekcję maszyn pod kątem zużytych lub uszkodzonych części. Pompy i węże można sprawdzać pod kątem wycieków, a także regulować wagę lub inne narzędzia.
Oprócz kontroli maszyn procedury mogą również zapewnić standardy testowania produktów lub usług. W zależności od rodzaju wdrożonej kontroli jakości, niektóre procesy będą próbowały zapobiegać błędom, podczas gdy inne będą próbowały je poprawić. Dlatego planowanie kontroli jakości często uwzględnia rozwój, produkcję i dostawę towarów.
Niektóre firmy wdrażają proces kontroli jakości na wszystkich trzech etapach. Dla zilustrowania przykładowe towary mogą być wyprodukowane przed faktyczną produkcją. W tym czasie projekt produkcji może zostać dostosowany w celu naprawienia błędów lub inspektorzy jakości mogą dokonać przeglądu dokumentacji technicznej, aby upewnić się, że procesy przebiegają zgodnie z oczekiwaniami. Po rozpoczęciu masowej produkcji losowe produkty mogą zostać poddane kontroli w celu zapewnienia jakości. Inną opcją jest poczekanie, aż wszystkie produkty zostaną wyprodukowane, aby uzyskać pełny przegląd produktu. Wiele firm wdraża również system zwrotów lub wymiany produktów po dostawie do klienta.
We wszystkich trzech punktach, technik kontroli jakości często pracuje razem z kierownikiem i inspektorem. Osoba ta prawdopodobnie pobierze próbki i przetestuje produkty przed przekazaniem informacji inspektorowi. Z kolei inspektor może porównać dane i określić, kiedy i gdzie konieczna jest poprawa jakości. Menedżer prawdopodobnie zatwierdzi takie zmiany, a także usprawni procesy pod kątem efektywności kosztowej i terminowych dostaw produktów.
Zarządzanie procesem kontroli jakości często oznacza zrównoważenie standardów produkcji ze znormalizowaną inspekcją kontroli jakości. Do celów inspekcji firma często korzysta z list kontrolnych jakości, na których inspektor rejestruje liczbę, przyczyny i częstotliwość wad produktu. Jest to zwykle ustrukturyzowany formularz lub kwestionariusz, który może być dostosowany przez wiele branż. Ponadto lista kontrolna może dotyczyć takich problemów, jak wysoki poziom materiałów odpadowych i niska wydajność. Listy kontrolne mogą również stanowić punkty do podsumowań kontroli jakości i dyskusji podczas spotkań zespołu.