Η ροή εργασίας περιγράφει τα βήματα μιας διαδικασίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο όρος χρησιμοποιείται για να περιγράψει ένα μοντέλο εργασίας. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής σε μια ασφαλιστική εταιρεία που ελπίζει να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα μπορεί να αναλύσει τη ροή εργασίας, η οποία περιλαμβάνει τμήματα μέσω των οποίων διέρχεται μια αξίωση, την ταχύτητα με την οποία διέρχεται μια αξίωση και την ομαλή επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων τμημάτων. Όταν ένας διευθυντής εξασκεί την εφαρμογή ροής εργασιών, εισάγει μια νέα διαδικασία στις καθημερινές λειτουργίες ενός οργανισμού. Οι καλύτερες συμβουλές για την υλοποίηση της ροής εργασίας περιλαμβάνουν κανονικά ένα σχέδιο ή μοντέλο που αντιμετωπίζει τις προηγούμενες αδυναμίες, τη συμπερίληψη νέας τεχνολογίας και την εκπαίδευση των εργαζομένων.
Για να βεβαιωθείτε ότι η υλοποίηση της νέας ροής εργασίας αξίζει τον κόπο, ένας διαχειριστής θα πρέπει πρώτα να έχει επίγνωση του τρόπου με τον οποίο το σύστημα του παρελθόντος ήταν ελαττωματικό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ροή εργασίας δεν είναι αποτελεσματική όταν οδηγεί σε σπατάλη και αυξημένο κόστος. Ο χαμένος χρόνος μεταξύ των σταδίων μιας διαδικασίας, η ασαφής επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και τα σύνολα δεδομένων που έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους μπορεί να είναι συμπτώματα δυσλειτουργικού μοντέλου ροής εργασίας. Αυτά τα προβλήματα επιβραδύνουν την παραγωγή, οδηγούν σε κακή χρήση εργασίας και τεχνολογία που δεν χρησιμοποιείται για βέλτιστο αποτέλεσμα.
Ένας διαχειριστής που εξασκεί την υλοποίηση ροής εργασιών θα πρέπει να απαριθμήσει τα υπάρχοντα προβλήματα και να εντοπίσει πού συμβαίνουν αυτά τα προβλήματα σε ένα σύστημα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η δημιουργία νέων πρωτοκόλλων μπορεί να μειώσει τα αριθμητικά λάθη και τις περιπτώσεις ανακριβών πληροφοριών. Η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μπορεί συχνά να βελτιωθεί με την εισαγωγή νέας τεχνολογίας.
Μια καλή συμβουλή για τους διαχειριστές που ασχολούνται με πολύπλοκες διαδικασίες είναι η εισαγωγή λογισμικού που επιτρέπει την αυτοματοποιημένη ροή εργασίας. Αυτή η μέθοδος υλοποίησης ροής εργασίας απαιτεί από έναν διαχειριστή να δημιουργήσει ένα μοντέλο διαδικασίας στο οποίο μπορεί να εισέλθει στη συνέχεια σε ένα πρόγραμμα υπολογιστή. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού επιτρέπει στους χρήστες πρόσβαση σε πρότυπα έγγραφα και τους επιτρέπει να προσαρμόζουν τις διεπαφές ώστε να ικανοποιούν τις ανάγκες ενός οργανισμού. Η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιβάλλοντα στα οποία τα έγγραφα περνούν από παρόμοια στάδια μέρα με τη μέρα, επιτρέποντας μια ομαλή και αποτελεσματική ροή εργασίας.
Με την εφαρμογή της ροής εργασίας έρχεται η ανάγκη εκπαίδευσης των εργαζομένων. Πολλοί διευθυντές διαπιστώνουν ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι δέχονται νέα μοντέλα ροής εργασίας, εάν κατανοήσουν πώς ένα νέο μοντέλο μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό από μια παλιά διαδικασία. Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να είναι ανθεκτικοί στην αρχή, αν και οι βασικές τεχνικές ηγεσίας και επιχειρηματικών κινήτρων συχνά μπορούν να είναι αποτελεσματικές για να τους βοηθήσουν να υιοθετήσουν νέες πρακτικές.
Οι διευθυντές που εφαρμόζουν νέα μοντέλα ροής εργασίας πρέπει να το κάνουν αργά, επιτρέποντας στους εργαζόμενους άφθονο χρόνο να μάθουν νέα τεχνολογία. Η ικανότητα των εργαζομένων στη χρήση νέας τεχνολογίας θα πρέπει να αξιολογείται πριν από την πλήρη εφαρμογή. Ομοίως, τα νέα μοντέλα ροής εργασίας συχνά πρέπει να προσαρμόζονται σε δοκιμή και σφάλμα. Αυτό σημαίνει ότι ένας διευθυντής μπορεί να επωφεληθεί από την πιλοτική εφαρμογή μιας διαδικασίας σε μικρότερους τομείς και στη συνέχεια τη σταδιακή επέκταση της εφαρμογής.
SmartAsset.