Ο όρος προμήθειες επιχειρήσεων χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την αγορά αγαθών και υπηρεσιών για μια επιχειρηματική οντότητα. Η προμήθεια ή η αγορά είναι μια σημαντική διοικητική λειτουργία που χρησιμοποιεί τη μείωση του κόστους και τις τεχνικές μακροπρόθεσμου στρατηγικού σχεδιασμού για τη διαχείριση του εξερχόμενου κόστους. Ο τομέας των προμηθειών επιχειρήσεων έχει τρεις κύριους τομείς εστίασης: δημοπρασία, διαχείριση πωλητών και στρατηγικές αγορές.
Οι άνθρωποι που εργάζονται σε προμήθειες επιχειρήσεων είναι γνωστοί ως επαγγελματίες προμηθειών. Υπάρχουν τρεις κύριοι τίτλοι θέσεων εργασίας στις προμήθειες: αγοραστής, υπεύθυνος προμηθειών και διευθυντής προμηθειών. Ένας αγοραστής είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της αγοράς προϊόντων από επιλεγμένους προμηθευτές. Ο υπεύθυνος προμηθειών διαχειρίζεται τη διαδικασία υποβολής προσφορών και επιλογής προμηθευτή. Η κύρια ευθύνη του διαχειριστή προμηθειών είναι η συνολική λειτουργία του τμήματος και οι διαπραγματεύσεις με μεγάλους προμηθευτές αξίας δολαρίου.
Ο διαγωνισμός είναι η διαδικασία πρόσκλησης των δυνητικών προμηθευτών να αναθεωρήσουν ένα λεπτομερές έγγραφο απαιτήσεων και να υποβάλουν την προσφορά τους για την επιχείρηση. Το έγγραφο απαιτήσεων περιέχει τη συνολική αξία δολαρίου και τη διάρκεια της σύμβασης, τον τύπο του προϊόντος ή της υπηρεσίας που απαιτείται, τις απαιτήσεις ποιότητας και τους όρους της σύμβασης. Σημαντικός αριθμός αστικών αγωγών βασίζεται σε ελαττώματα ή θεωρείται προκατάληψη στη διαδικασία του διαγωνισμού. Η τήρηση της κατάλληλης επιχειρηματικής διαδικασίας και η εξασφάλιση δίκαιου και διαφανούς διαγωνισμού είναι πολύ σημαντική.
Υπάρχουν τρεις όροι που χρησιμοποιούνται συνήθως στις προμήθειες επιχειρήσεων: αίτηση για πρόταση (RFP), αίτηση για πληροφορίες (RFI) και αίτηση για προσφορά (RFQ). Ο τύπος απάντησης που απαιτείται αναφέρεται στο σώμα του εγγράφου, μαζί με τις ημερομηνίες και τα στοιχεία επικοινωνίας. Και οι τρεις όροι χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν μια διαδικασία όταν οι πωλητές είτε καλούνται να απαντήσουν είτε οι απαιτήσεις δημοσιεύονται σε δημόσιο ιστότοπο ή εργαλείο προμηθειών, επιτρέποντας σε ένα ευρύ φάσμα προμηθευτών να απαντήσουν. Οι ημερομηνίες είναι πολύ σημαντικές σε αυτήν τη διαδικασία και η παράβλεψη των προθεσμιών ή η απουσία τους αποκλείει την απάντηση από την εξέταση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει μια απόδειξη με τη σφραγίδα ώρας και ημερομηνίας που αναφέρει πότε παραλήφθηκαν τα έγγραφα από το τμήμα αγορών, για να αποφύγετε τον αποκλεισμό.
Η διαχείριση του προμηθευτή περιλαμβάνει τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των συμβάσεων, την πρωταρχική επαφή για θέματα που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση και την επίλυση διαφορών, καθώς και τη διαχείριση τυχόν πληρωμών ή ρητρών που έχουν διαπραγματευτεί στη σύμβαση. Αν και πολλή προσπάθεια επικεντρώνεται στην αρχική δημοπρασία και σύνταξη της σύμβασης, η διαχείριση των πωλητών είναι η μόνη μέθοδος για να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία θα αποκτήσει πραγματικά τις αναμενόμενες εξοικονομήσεις. Η αποτελεσματική διαχείριση οδηγεί σε χαμηλότερα λειτουργικά κόστη, αποδοτικές υπηρεσίες και ισχυρότερη διαπραγματευτική θέση κατά τον επόμενο γύρο διαπραγματεύσεων.
Οι στρατηγικές αγορές είναι η διαδικασία προγραμματισμένων αγορών. Σε έναν τυπικό οργανισμό, κάθε τμήμα υποβάλλει τις προγραμματισμένες αγορές του για το έτος στο τμήμα προϋπολογισμού ή προμηθειών. Το προσωπικό αναζητά κοινά σημεία ή ευκαιρίες για να συνδυάσει συναφή προϊόντα μαζί. Αυτές οι μικρότερες αγορές μπορούν στη συνέχεια να δημοπρατηθούν, επιτρέποντας σε πολλούς προμηθευτές την ευκαιρία να παρέχουν αυτά τα αγαθά και τις υπηρεσίες. Συνολικά, αυτή η διαδικασία οδηγεί σε χαμηλότερο κόστος αγοράς για τον οργανισμό.
SmartAsset.