Ο όρος πρόταση διαγωνισμού χρησιμοποιείται στο πεδίο της προμήθειας για να περιγράψει την απάντηση των δυνητικών προμηθευτών σε αίτημα πρότασης (ΠΕΠ). Υπάρχουν τρεις πτυχές σε κάθε πρόταση διαγωνισμού: επισκόπηση της εταιρείας, απάντηση στις προδιαγραφές και τιμολόγηση. Οι προτάσεις διαγωνισμού είναι νομικά δεσμευτικές απαντήσεις σε μια διαδικασία προμήθειας. Υπάρχει ένα μεγάλο μέρος του επιχειρηματικού δικαίου γύρω από συμβάσεις, RFP, προτάσεις διαγωνισμού και όρους αποδοχής. Αφιερώστε χρόνο για να διασφαλίσετε ότι η απάντησή σας είναι ακριβής και παρουσιάζει μια λύση που μπορεί να ολοκληρωθεί κερδοφόρα.
Η μορφή μιας πρότασης διαγωνισμού ποικίλλει σημαντικά ανά κλάδο, αλλά όλες έχουν τις ίδιες βασικές απαιτήσεις. Το πιο σημαντικό μέρος κάθε απόκρισης διαγωνισμού είναι οι προθεσμίες. Όλα τα RFP έχουν ημερομηνία και ώρα λήξης που καθορίζονται σαφώς στο έγγραφο. Τυχόν απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτήν την ημερομηνία δεν μπορούν να γίνουν αποδεκτές ή να συμπεριληφθούν στη διαδικασία αναθεώρησης. Το δίκαιο των συμβάσεων είναι πολύ σαφές σε αυτό το ζήτημα και πολλές εταιρείες έχουν προσφύγει στα δικαστήρια για την ανάθεση συμβάσεων σε εταιρείες που υπέβαλαν την προσφορά τους μετά την προθεσμία. Οι δικαστές αποφασίζουν πάντοτε υπέρ του ενάγοντος που υπέβαλε την προσφορά του διαγωνισμού εγκαίρως και μπορούν να επιδικάσουν αποζημίωση επιπλέον των δικαστικών δαπανών.
Η πρώτη ενότητα κάθε πρότασης διαγωνισμού είναι μια επισκόπηση της εταιρείας που ανταποκρίνεται στο RFP. Συνήθως, η εταιρεία θα πρέπει να περιλαμβάνει υπόβαθρο στον κλάδο, τονίζοντας επιτυχημένα έργα παρόμοιου μεγέθους ή μεγαλύτερου, για να δείξει την ικανότητα να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της εταιρείας. Εάν η εταιρεία είναι εισηγμένη στο χρηματιστήριο, αυτό θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην ενότητα φόντου, μαζί με συνδέσμους προς δελτία τύπου, τον ιστότοπο της εταιρείας και μια λίστα με εκτελεστικά στελέχη.
Η ενότητα απάντησης θα λάβει τη μεγαλύτερη προσοχή από τον πελάτη. Ως αποτέλεσμα, θα πρέπει να επικεντρωθεί στην ικανοποίηση των απαιτήσεων σημείο προς σημείο. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τη δομή του RFP για να διαμορφώσουν την απάντησή τους, συσχετίζοντας κάθε τμήμα για να διευκολύνουν τη σύγκριση για τον πελάτη. Πρόσθετα δικαιολογητικά που απαιτούνται στην απάντηση θα πρέπει να παρατίθενται ως παραρτήματα εγγράφων και να καταχωρούνται σωστά. Πολλές εταιρείες συμπεριλαμβάνουν την παρουσίαση της απάντησης ως επισημασμένο στοιχείο στη μήτρα αξιολόγησης, καθιστώντας την προσπάθεια αξίζει τον κόπο για την ανταποκρινόμενη επιχείρηση.
Η τιμολόγηση είναι συνήθως ξεχωριστή ενότητα της προσφοράς. Εάν παρέχονται πολλές επιλογές τιμολόγησης, η απάντηση θα πρέπει να αναφέρει σαφώς την κύρια τιμή, μαζί με την τιμολόγηση των διαφορετικών εναλλακτικών λύσεων. Πολλά συμβόλαια αγοράς περιλαμβάνουν επαναλαμβανόμενη χρέωση, όπως αδειοδότηση ή ετήσια συντήρηση. Αυτή η τιμή πρέπει να παρέχεται σε αυτήν την ενότητα, με σαφή ένδειξη της διάρκειας της θητείας.
Οποιοσδήποτε περιορισμός σχετικά με την αποδοχή της πρότασης του διαγωνισμού πρέπει να περιλαμβάνεται στην απάντηση. Αυτό περιλαμβάνει χρονοδιαγράμματα για την αποδοχή της προσφοράς, τον προγραμματισμό για την έναρξη της εργασίας, την ευελιξία των πόρων και άλλα θέματα. Οι όροι πληρωμής αναφέρονται συνήθως και στην απάντηση, έτσι ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία διαπραγμάτευσης.
SmartAsset.