Asystent zakupów wykonuje podstawowe obowiązki w branżach wymagających stałej dostawy towarów, takich jak firmy produkcyjne. Ta pozycja administracyjna zapewnia pracownikom wystarczającą ilość materiałów do efektywnej produktywności, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów i wyższych ogólnych zysków firmy. Asystenci ds. zamówień muszą być zaznajomieni ze słowem pisanym i mówionym, a także biegli w obliczeniach matematycznych.
Głównym obowiązkiem asystenta zaopatrzenia jest planowanie zakupów materiałów i szacowanie czasów przybycia. Firmom nie może zabraknąć elementów niezbędnych do stworzenia bardzo pożądanego produktu, takich jak wewnętrzne komponenty telefonu komórkowego. Asystent weryfikuje aktualne stany magazynowe i obserwuje ich wyczerpywanie, zarówno na papierze, jak iw aktach elektronicznych oraz w magazynie fizycznym. Niskie poziomy zapasów wymagają zakupu od konkretnego dostawcy w celu terminowej wysyłki, zapobiegając powstawaniu luk w zapasach.
Dokładność zamawiania jest niezbędna dla skutecznego asystenta zaopatrzenia. Każda ilość towaru musi zostać potwierdzona przed złożeniem zamówienia u dostawcy. Nieuczciwa literówka lub pomyłka może przypadkowo zmienić zamówienie z 44 do 444 pozycji, powodując ogromne koszty dla firmy i nadmierne stany magazynowe.
Po otrzymaniu przesyłki asystent ds. zaopatrzenia musi zweryfikować, czy wysłane pozycje odpowiadają ilości i rodzajowi zamówienia. Wszelkie różnice w zamówieniu zakupu należy rozwiązać, kontaktując się z dostawcą. Asystent musi mieć dobre umiejętności komunikacyjne, aby wyjaśnić wszelkie nieporozumienia dotyczące przesyłki. Komunikacja z dostawcami może mieć formę rozmów telefonicznych, e-maili lub faksów.
Kolejnym kluczowym obowiązkiem asystenta zaopatrzenia jest znalezienie nowych dostawców z produktami wysokiej jakości i niskimi kosztami. Koszty materiałów zwykle rosną wraz z inflacją, powodując, że cały wytwarzany produkt ma wyższą cenę. Za pośrednictwem sieci branżowych asystenci ds. zaopatrzenia mogą znaleźć alternatywnych dostawców materiałów, aby zapewnić tańsze dostawy. Asystent może nawet prowadzić rozmowy konferencyjne ze swoimi przełożonymi i potencjalnym nowym dostawcą, aby stworzyć umowę biznesową.
W zależności od branży, asystent ds. zamówień może potrzebować znać rządowych przepisów celnych dotyczących importowania materiałów. Wiele firm korzysta z materiałów z innych krajów, obniżając koszty niezbędnych części. Importowanie części zajmuje więcej czasu niż przenoszenie materiałów w kraju, więc asystent musiałby wziąć pod uwagę dodatkowy czas wysyłki, aby zapobiec przerwom w produkcji.
Ten asystent generalnie zatwierdza również płatność otrzymanych towarów. Wszelkie spory dotyczące przesyłki nie będą wypłacane, dopóki asystent ds. zaopatrzenia nie rozstrzygnie i nie zatwierdzi rachunku sprzedaży. Asystent może być zmuszony do wielokrotnego fizycznego liczenia zapasów w celu rozwiązania niespójności ilościowych, co wymaga sprawnego przemieszczania się przez pojemniki magazynowe lub magazyny.