Asystent projektu zazwyczaj pomaga kierownikowi projektu lub dyrektorowi projektu w obowiązkach niezbędnych do wykonania pracy. W większości przypadków obejmuje to funkcje urzędnicze i administracyjne. Asystent projektu może również uczestniczyć w spotkaniach i prawdopodobnie będzie odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania pod nieobecność kierownika projektu. W zależności od wielkości projektu, asystent może być przydzielony do jednego stanowiska i kierownika projektu lub może asystować więcej niż jednemu kierownikowi w więcej niż jednym projekcie jednocześnie.
Sedno pracy asystenta projektu na ogół kręci się wokół obowiązków urzędniczych i administracyjnych. Większość projektów w dużym stopniu opiera się na plikach i arkuszach kalkulacyjnych, w tym harmonogramach, budżetach i listach zadań. Utrzymywanie ich na bieżąco, przekazywanie aktualizacji i dokumentowanie zmian są krytyczną częścią zarządzania projektem i są to obowiązki, które generalnie spadają na asystenta, jeśli taki istnieje. Wiele firm ma specyficzne wymagania dotyczące tego, co należy dokumentować, a co należy przechowywać w aktach fizycznych.
Inne rodzaje papierkowej roboty również często spadają na asystenta projektu. Może to obejmować składanie wniosków i wypełnianie formularzy i zezwoleń ubezpieczeniowych, wypełnianie zamówień zakupu i nie tylko. Często obejmuje również zarządzanie korespondencją, takie jak dostarczanie klientowi regularnych raportów i aktualizacji.
Asystent projektu również często uczestniczy w spotkaniach i telekonferencjach. Zwykle obejmuje to zarówno wewnętrzne spotkania zespołu, jak i spotkania z klientami. W wielu przypadkach zadaniem asystenta będzie robienie notatek ze spotkania oraz późniejsze opracowanie i rozesłanie raportu ze spotkania. Ważną częścią takich raportów jest identyfikacja elementów działań i przypisanie odpowiedzialności za każdy z nich. Ważne jest również określenie terminów.
Podczas gdy kierownik projektu lub dyrektor tradycyjnie ponosi większą odpowiedzialność za podejmowanie decyzji, zarządzanie relacjami z klientami i dopilnowanie, aby projekt był zgodny z budżetem i harmonogramem, asystent musi być zawsze świadomy stanu projektu, ponieważ może zostać wezwany do odpowiadać na pytania, jeśli menedżer jest niedostępny. Menedżerowie projektów mogą być na spotkaniach, być chorzy lub na wakacjach, gdy na przykład członek zespołu lub klient potrzebuje informacji. Wiedza o tym, gdzie znaleźć dane, ma kluczowe znaczenie.
Asystent projektu, który nie jest dedykowany do jednego projektu, ale jest odpowiedzialny za wspieranie wielu menedżerów lub wielu projektów, będzie odpowiedzialny za wykonywanie tych obowiązków dla każdego projektu. Oznacza to, że asystent musi być bardzo zorganizowany. Musi również być w stanie określić priorytety obowiązków i wiedzieć, co zrobić, gdy wymagania dwóch lub więcej projektów są sprzeczne.