Pracownik działu zakupów często wykonuje prace biurowe w dziale zakupów organizacji. Może być odpowiedzialny za przygotowywanie zamówień i sprawdzanie ich poprawności. Kolejnym obowiązkiem może być sprawdzanie stanów magazynowych i prowadzenie ewidencji, jakie pozycje należy zamawiać i kiedy. Ten pracownik może być odpowiedzialny za odbiór towarów po ich dostarczeniu. Mógł również zgłaszać roszczenia z tytułu zagubionego lub uszkodzonego towaru do odpowiednich stron.
Ta osoba zwykle pracuje pod bezpośrednim nadzorem agenta ds. zakupów. Zwykle nie negocjuje kontraktów ani nie autoryzuje zakupów. Może jednak być odpowiedzialny za złożenie tych dokumentów i wprowadzenie ich do bazy danych. Może również wpisywać zamówienia i śledzić ich przesyłki u dostawców.
Po złożeniu zamówienia sprzedawca czasami sprawdza je, aby upewnić się, że zażądano właściwych pozycji we właściwych ilościach. Może również upewnić się, że firma nie jest obciążona nadmiernymi opłatami za towary lub wysyłkę. Często robi to, czytając zamówienie zakupu jeden wiersz na raz, aby znaleźć błędy przed złożeniem zamówienia.
Sprzedawca może doradzić swojemu szefowi, jakie produkty należy zamówić. Może to zrobić, śledząc inwentarz w magazynach firmy. Ta osoba może również potrzebować prognozy przyszłego użycia poszczególnych elementów, aby dokonać prawidłowej oceny. Może również zostać wezwany do śledzenia wykorzystania niektórych materiałów w przypadku podejrzenia kradzieży lub niewłaściwego użycia aktywów.
Dział odbioru może poprosić sprzedawcę o sprawdzenie, czy od sprzedawcy zostały wysłane właściwe produkty. W takim przypadku osoba może potrzebować policzyć przedmioty lub sprawdzić produkty z pierwotnym zamówieniem. Urzędnik może również sporządzić raporty dotyczące przedmiotów uszkodzonych w transporcie lub niekompletnych przesyłek. Może również być odpowiedzialny za próbę uzyskania kredytu od sprzedawcy lub przewoźnika, gdy wystąpią tego typu problemy.
Do podjęcia pracy w charakterze urzędnika zakupów wystarczy na ogół świadectwo ukończenia szkoły średniej. Powinien dobrze rozumieć operacje magazynowe i mieć dobre umiejętności komunikacyjne. Pomocne może być również tło, które obejmuje korzystanie z automatycznych arkuszy kalkulacyjnych i baz danych.
W Stanach Zjednoczonych Bureau of Labor Statistics szacuje, że wzrost liczby miejsc pracy w tej dziedzinie będzie prawdopodobnie poniżej średniej. Wynika to w dużej mierze z faktu, że w przyszłości spodziewane jest częstsze stosowanie komputerowych metod zamawiania. Istnieje jednak potrzeba zastąpienia pracowników, którzy przeszli na emeryturę lub zmienili kierunek kariery, więc perspektywy pracy w wielu obszarach mogą pozostać korzystne.