Budżety operacyjne to starannie opracowane budżety, które koncentrują się na zarządzaniu bieżącymi wydatkami. Różni się to od innych rodzajów strategii budżetowania, które mogą zawierać rezerwy na przyszłe transakcje lub tworzenie dodatkowych wydatków, które są poza zakresem podstawowego budżetu. Celem budżetu operacyjnego jest zapewnienie środków na utrzymanie ciągłości działalności przedsiębiorstwa oraz ich dystrybucję w najbardziej efektywny kosztowo sposób.
Prawie każdy rodzaj organizacji opracowuje i śledzi budżet operacyjny. Firmy każdej wielkości wymagają tego rodzaju budżetowania jako sposobu na zrozumienie, ile dochodu muszą uzyskać, aby dalej działać na obecnym poziomie. Organizacje non-profit muszą również funkcjonować z rocznym budżetem, który odzwierciedla przewidywaną kwotę darowizn i innych źródeł przychodów, które ostatecznie zostaną wykorzystane do pokrycia wydatków, które są niezbędne do funkcjonowania jednostki. Nawet gospodarstwa domowe zyskują na sporządzeniu rozsądnego budżetu tego typu, ponieważ proces ten znacznie ułatwia identyfikację i rozliczanie wydatków w terminie każdego miesiąca.
Budżet operacyjny firmy zazwyczaj zawiera pozycje na bieżące wydatki ponoszone co miesiąc. Obejmuje to pensje i zarobki pracowników, a także wszelkie wydatki związane z ubezpieczeniem zdrowotnym i innymi świadczeniami oferowanymi pracownikom. Budżet przyjrzy się również kosztom produkcji, a także wszelkim wydatkom, które są niezbędne do utrzymania działalności firmy, a tym samym do osiągania zysku. W wielu przypadkach budżet operacyjny będzie uwzględniał wszelkie zaplanowane spłaty zadłużenia, które są niezbędne dla operacji, w tym odsetki dla pożyczkodawców.
Podstawę budżetu operacyjnego tworzy się poprzez oszacowanie nakładu pracy wymaganego do utrzymania pełnej operacyjności firmy. Jest to zwykle przedstawiane jako łączna liczba jednostek pracy zidentyfikowana przez rachunki kosztów, które są istotne dla operacji. Budując budżet w oparciu o weryfikowalne informacje, znacznie łatwiej jest stworzyć budżet operacyjny, który naprawdę odzwierciedla to, co jest potrzebne w drodze do dochodu, aby utrzymać funkcjonowanie firmy. Często te informacje są niezbędne do zadania alokacji środków finansowych na działanie różnych działów lub sekcji w organizacji firmy, a tym samym upewnienia się, że każdy obszar ma to, czego potrzebuje, aby efektywnie zarządzać przydzielonymi mu zadaniami.
Podobnie jak w przypadku każdego rodzaju budżetu, budżet operacyjny może być od czasu do czasu dostosowywany lub w inny sposób zmieniany. Zmiany mogą być dokonywane w odpowiedzi na przesunięcia w wysokości przychodów generowanych każdego miesiąca, wprowadzenie nowej linii produktów, otwarcie i zamknięcie placówek lub przewidywane zmiany w popycie konsumenckim. Z tego powodu w ogólnym budżecie operacyjnym musi być uwzględniony pewien stopień elastyczności, co pozwoli urzędnikom i innym decydentom na zwiększenie lub zmniejszenie pozycji budżetowych w razie potrzeby.