Dziennik wypłat gotówki to zapis księgowy wypłaconej gotówki. Może być również znany jako rejestr czeków, ponieważ zwykle zawiera miejsce do zapisywania numerów czeków, ponieważ niewiele płatności biznesowych może być dokonywanych w walucie gotówkowej. Dokument ten zawiera część ogólnej dokumentacji księgowej firmy. Takie zapisy pozwalają księgowym śledzić wydatki, rejestrować ważne zdarzenia i bilansować księgi w celu utrzymania dokładnych informacji o dostępnych funduszach i innych problemach.
W elektronicznym dzienniku wydatkowania gotówki zapisy te są przechowywane w oprogramowaniu księgowym. Takie oprogramowanie może komunikować się z bankiem w celu pobrania wyciągu i informacji o koncie. Programy te mogą w razie potrzeby czerpać z różnych zapisów, aby księgowy mógł przygotowywać raporty, przygotowywać się do podatków i angażować się w inne czynności związane z prowadzeniem dokumentacji. Jest również w pełni przeszukiwalny i posiada filtry do sortowania wpisów według typu wydatków, kwoty i innych kategorii.
Oprócz wersji elektronicznych można również prowadzić papierowe dzienniki wypłat gotówki. Sklepy biurowe zazwyczaj sprzedają w tym celu księgi rachunkowe. Właściciele firm mogą również korzystać z ogólnego notatnika lub zaprojektować niestandardowy formularz, który będzie używany w segregatorze do śledzenia wydatków gotówkowych. Papierowe kopie mogą być używane przez mniejsze firmy o stosunkowo niskim wolumenie transakcji. Firmy te mogą nie być w stanie pozwolić sobie na oprogramowanie księgowe lub mogą stwierdzić, że koszt nabycia i uczenia się programu nie przewyższa korzyści, jakie może on oferować.
W dzienniku wypłat gotówki każdy wiersz zapewnia miejsce na zapisanie daty, odbiorcy i kwoty wypłaty. Uwzględniono również miejsce na omówienie charakteru płatności. W niektórych przypadkach można to zrobić, umieszczając kwotę w kolumnie, na przykład czynsz, media lub materiały biurowe. Każdą kolumnę można zsumować na koniec danego okresu, aby śledzić łączne wydatki i opracować szczegółową ewidencję. Może to być przydatne do organizowania w sezonie podatkowym, kiedy oddzielne kolumny pomagają firmom szybko sumować zakupy z natury i odpowiednio je odliczać.
Chociaż zazwyczaj jest przeznaczony do zastosowań biznesowych, dziennik wypłat gotówki może być również przydatny jako narzędzie finansów osobistych. Niektórzy uważają, że pomocne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji finansów osobistych do celów budżetowania i z innych powodów. Zorganizowane rekordy mogą być szczególnie cenne dla osób, które chcą znaleźć obszary swojego budżetu, które mogą przyciąć, aby zmniejszyć ogólne wydatki. Na przykład bardzo wysokie wydatki na jedzenie w restauracjach lub kupowanie nowych ubrań mogą stać się oczywiste, gdy te zakupy są śledzone osobno w dzienniku wypłat gotówki i porównywane z innymi.