Istnieje wiele różnych rodzajów kart, z których korzystają firmy i korporacje do dokonywania zakupów firmowych. Wiele firm stwierdziło, że najbardziej korzystnym i opłacalnym rodzajem karty do robienia zakupów jest karta zakupowa. Tego typu karty są przyznawane upoważnionym pracownikom, którzy mają przestrzegać wszelkich zasad, które ustanowił ich pracodawca w odniesieniu do korzystania z karty. W większości przypadków karty zakupowe służą do dokonywania płatności na rzecz dostawców firmy. Karty są bardzo korzystne, ponieważ można je zakładać z limitami kontrolnymi pracodawcy i mogą pomóc w obniżeniu kosztów operacyjnych.
Kiedy firmy płacą swoim dostawcom za pomocą tradycyjnych procedur od zakupu do zapłaty, wielokrotnie firma zapłaci więcej za koszty procesu lub transakcji niż rzeczywisty zakupiony przedmiot lub przedmioty. To bardzo nieefektywny sposób prowadzenia biznesu. Firmy korzystające z kart zakupowych są w stanie zaoszczędzić od 55 do 80 procent kosztów procesu, dzięki czemu karty zakupowe są bardzo opłacalnym sposobem płacenia za dostawy.
Istnieje duża liczba dostawców oferujących zniżki firmom, jeśli korzystają z kart zakupowych. To jeden z głównych powodów, dla których firmy korzystają z kart zakupowych, ponieważ pozwalają one kilkakrotnie zaoszczędzić znaczne kwoty pieniędzy w ciągu roku. Ponieważ karty te śledzą swoje dane w ewidencji online, firmy są w stanie obniżyć koszty operacyjne, zmniejszając liczbę pracowników w dziale rozliczeń z dostawcami.
Ponieważ firmy wydają karty zakupowe, większość wydaje im limity kontrolne pracodawcy. Limity te to granice, których pracownicy posiadający karty nie mogą przekroczyć. W większości przypadków limity będą uzależnione od tego, ile pracownik może obciążyć kartę w trybie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Mimo że karty zakupowe można skonfigurować z limitami kontrolnymi pracodawcy, zawsze dobrze jest okresowo sprawdzać kartę każdego pracownika; pomaga to zapewnić, że karty są używane we właściwy sposób.
Karty zakupowe można faktycznie uzyskać w nieplastikowej formie, takiej jak wirtualne numery kont. To, jaki rodzaj karty zakupowej będzie najkorzystniejszy, zależy od potrzeb firmy. Zanim firma zacznie korzystać z karty zakupowej, powinna upewnić się, że jej dostawcy i firmy, z którymi chce prowadzić interesy, akceptują karty zakupowe jako formę płatności. Większość firm akceptuje karty, ale firma musi poinformować swoich dostawców, że zmienia metody płatności. Jeśli firma nie poinformuje swoich dostawców, w większości przypadków dostawcy nie zaakceptują karty zakupowej, dopóki nie uzyskają na to upoważnienia.