Koszt utrzymania jest miarą kosztu związanego z utrzymywaniem zapasów przez określony czas. Koszt uwzględnia szereg czynników, w tym wydatki na przechowywanie zapasów w magazynie, wszelkie media zatrudnione do utrzymania tego magazynu oraz wynagrodzenie i płace wypłacane pracownikom za monitorowanie i utrzymywanie tych zapasów w długim okresie. Koszt utrzymania jest zwykle przedstawiany jako wartość procentowa i może dać firmie dobre wyobrażenie o tym, jak długo można przechowywać zapasy, zanim przestanie się to opłacać.
Podczas obliczania kosztów utrzymania producenci zwracają uwagę na kilka dodatkowych kwestii, które przyczyniają się do całkowitego kosztu utrzymania zapasów. Jeżeli towary przechowywane jako część zapasów mają ograniczony okres przydatności do spożycia, bardzo ważny staje się czynnik nietrwałości. W przypadku produktów, które z dużym prawdopodobieństwem zostaną zastąpione innymi produktami przez pewien czas, bardzo ważne staje się również uwzględnienie możliwości starzenia się. W obliczeniach należy również uwzględnić możliwość kradzieży mienia zawartego w inwentarzu, a także możliwość przypadkowego uszkodzenia jednego lub więcej składników inwentarza.
Ogólnie rzecz biorąc, celem każdej firmy jest utrzymanie jak najniższych kosztów utrzymania. Oznacza to znalezienie sposobów na przeniesienie istniejącego inwentarza, tak aby całkowita wartość inwentarza pozostawała poniżej określonej wartości. Robienie tego automatycznie pomaga zmniejszyć możliwość zepsucia, a także zminimalizować ryzyko, że komponenty w ekwipunku staną się przestarzałe i będą musiały zostać wyrzucone. Stała rotacja zapasów pomaga również w wydatkach, takich jak koszty ubezpieczenia i podatki, zmniejszając w ten sposób ogólne wydatki ponoszone przez firmę w ramach procesu operacyjnego.
Jednym z podejść, które pomaga obniżyć koszty prowadzenia zapasów, jest wdrożenie tak zwanej produkcji just in time. W tym modelu producent wytwarza towary w tempie tylko nieznacznie wyższym od popytu. Oznacza to, że gotowe towary nie pozostają w magazynie przez dłuższy czas, ponieważ są szybko wysyłane w celu realizacji istniejących zamówień. Skutkuje to znacznie mniejszymi zapasami w dowolnym momencie, co z kolei pozwala cieszyć się mniejszymi kosztami magazynowania, zmniejszyć dług podatkowy na zapasach i ogólnie utrzymać koszty przechowywania na minimalnym poziomie.