List roboczy to dokument prawny określający specyfikę wszelkich prac wnętrzarskich, które należy wykonać w lokalu komercyjnym w celu przygotowania go do użytkowania przez najemcę. Niektórzy właściciele wynajmują lokale komercyjne bez zmian, a najemca będzie musiał dokonać wszelkich niezbędnych ulepszeń. Częściej właściciel zgadza się na wprowadzenie pewnych modyfikacji w przestrzeni, aby nadawała się do użytku, a list roboczy zawiera informacje o modyfikacjach, na które zgadzają się właściciel i najemca. W przypadku sporu dokument pokazuje, czego każda ze stron oczekiwała i powinna była otrzymać.
W liście roboczym wynajmujący może określić charakter pracy do wykonania i może omówić, kto zaplanuje pracę i wykona ją, aby upewnić się, że wszystkie strony rozumieją postęp prac. List roboczy może określać specyfikacje, takie jak wymaganie użycia materiałów przyjaznych dla środowiska lub spełnienie określonych aspektów kodeksu budowlanego. Omawia również budżetowanie, koszty i kto odpowiada za jakie wydatki.
Czasami list roboczy jest częścią umowy najmu. Stanowi załącznik i jest negocjowana w tym samym czasie, co pozostała część umowy najmu. W innych przypadkach jest to odrębny dokument prawny. Może się tak zdarzyć, gdy najemca zażąda na przykład modyfikacji przestrzeni, którą już zajmuje. Podobnie jak inne dokumenty prawne, ustanawia prawa i obowiązki i musi zawierać ważne podpisy wszystkich zaangażowanych stron lub ich upoważnionych przedstawicieli, aby była ważna.
Możliwe jest wykorzystanie oprogramowania do obsługi dokumentów prawnych do wygenerowania pisma roboczego lub oparcia się na ogólnych szablonach z już wypełnionymi podstawowymi informacjami. Adwokat może również sformułować nowy list roboczy w odpowiedzi na konkretne potrzeby projektu. Zweryfikuje wszystkie informacje i opracuje nowy dokument ze wszystkimi odpowiednimi klauzulami. Jest to wskazane, gdy praca jest skomplikowana lub kosztowna, lub gdy układ między wynajmującym a najemcą jest w ogóle nietypowy.
Wszystkie strony powinny dokładnie zapoznać się z listem roboczym przed podpisaniem. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące treści, ważne jest, aby je jak najszybciej zgłosić. Wszelkie niezbędne modyfikacje należy wprowadzić przed podpisaniem. W sytuacjach, w których strony nie mogą dojść do porozumienia, pomocne może być sprowadzenie strony zewnętrznej, np. mediatora, w celu ustalenia, czy możliwe jest polubowne rozwiązanie sytuacji.