Po wystawieniu faktury pieniądze należne za produkty lub usługi dostarczone na kredyt są określane jako należności. Inkaso gotówki to proces umarzania lub ściągania należności. Podczas gdy odbiór gotówki może być zwykle realizowany przez usługodawcę lub dostawcę produktu, trudne sprawy mogą być kierowane do agencji windykacyjnych lub sądów.
Odbiór gotówki to funkcja rozrachunków z odbiorcami firmy, która ma na celu rozwiązanie problemów z płatnościami na długo przed tym, zanim rachunki staną się zaległe lub zaległości. Odbiór gotówki zwykle wiąże się z negocjowaniem warunków płatności i upewnieniem się, że pieniądze są wypłacane przed, a nie po uzgodnionym terminie. W tym celu ważne jest, aby firmy lub osoby wystawiające faktury zawierały jasne warunki płatności oraz instrukcje dotyczące procesu płatności. To znacznie ułatwia proces windykacji, unieważniając ewentualne roszczenia, których dłużnik nie zrozumiał procedury płatności. Gdy faktura pozostaje nieopłacona przez okres dłuższy niż dopuszczalny okres określony w warunkach płatności faktury, uważa się ją za rachunek przeterminowany.
W przypadku zaległych rachunków firmy często próbują wysyłać listy i wykonywać kilka telefonów w celu ponownego nawiązania kontaktu z dłużnikiem i podjęcia dalszych negocjacji. Jeśli jest to niemożliwe, mogą spróbować wystosować zawiadomienie przed odbiorem. To wtedy, zanim konto zostanie przejęte przez firmę windykacyjną, klient otrzymuje ostrzeżenie, że jest to jego ostatnia okazja do bezpośredniego kontaktu z firmą, w przeciwieństwie do agencji, której taktyka prawdopodobnie będzie bardziej agresywna . Firmy windykacyjne znajdują alternatywne sposoby skontaktowania się z dłużnikiem i mogą podjąć kroki prawne, takie jak powództwo przeciwko niemu.
Kiedy konto zostaje przekazane firmie windykacyjnej, w rzeczywistości zostaje jej sprzedane. Stają się nowymi prawnymi właścicielami konta, a dług należy do nich. Renomowane firmy windykacyjne zwykle nie żądają od swoich klientów opłat z góry, ale zamiast tego zgadzają się przyjąć jako spłatę duży procent zadłużenia po jego spłaceniu. Na przykład, jeśli firma windykacyjna ma otrzymać 40% skutecznie ściągniętego długu jako swoją spłatę, osoba lub organizacja, która je zleciła, otrzyma tylko pozostałe 60%.
W zależności od wielkości zadłużenia wynajęcie agencji windykacyjnej może, ale nie musi wydawać się opłacalne. Inną opcją jest samodzielne wniesienie sprawy do sądu. Bez odpowiedniego przeszkolenia zajmowanie się szczegółami sprawy może być trudne i bardzo czasochłonne; zatrudnienie prawnika w tym celu jest możliwe, ale znowu może okazać się kosztowną alternatywą. Za każdym razem, gdy masz do czynienia z przeterminowanym kontem, ważne jest, aby zastanowić się, co jest bardziej wartościowe — kwota długu lub czas i pieniądze, które kosztowałoby odzyskanie go.