Wszelkie pokwitowania za nieprzewidziane wydatki, z których pracownik korzysta w celu uzyskania zwrotu, mogą być traktowane jako pokwitowanie w postaci drobnej gotówki. Większość urzędów i działów ma w swoich budżetach tak zwane fundusze drobnych środków pieniężnych. Okoliczności, w jakich pracownicy mogą korzystać z pieniędzy w funduszu podręcznym, są różne, ale w większości przypadków fundusz pokrywa drobne wydatki gotówkowe, takie jak parking na spotkanie poza siedzibą firmy, materiały biurowe lub opłaty pocztowe. Pracownicy, którzy ponoszą te wydatki, muszą zachować swoje pokwitowania, wypełnić kupon lub kupon na drobną gotówkę i przedłożyć oba razem urzędnikowi budżetowemu w celu uzyskania zwrotu kosztów.
Fundusze gotówkowe są niemal wszechobecne w biznesie. Chociaż budżet departamentu prawdopodobnie pokryje większość głównych wydatków, przewidzenie wszystkich drobnych wydatków, które zostaną poniesione w trakcie zwykłego wykonywania czynności, może być prawie niemożliwe. Większość pracowników w pewnym momencie zapłaci z własnej kieszeni za pewne wydatki związane z pracą. Gdy tak się stanie, pokwitowanie w gotówce może zapewnić szybką spłatę.
Każda firma nieco inaczej konstruuje swój system kasowy. Niektóre ustalają listy zatwierdzonych drobnych wydatków gotówkowych, podczas gdy inne pozostawiają swobodę poszczególnym menedżerom. Jednak prawie we wszystkich przypadkach pracownik musi przedstawić pokwitowanie zwrotu. Pokwitowanie w postaci drobnej gotówki musi zwykle zawierać zarówno szczegółowy opis wszystkich zakupów, jak i całkowitą wypłaconą kwotę, umożliwiając urzędnikom budżetowym potwierdzenie, że (a) wydatek jest kwalifikujący się oraz (b) kwota zwrotu jest taka sama jak faktycznie wydana kwota . Zazwyczaj akceptowalne są pokwitowania na drobne do wydrukowania, które mogą być wystawione przy zakupie online, podobnie jak kserokopia oryginalnego pokwitowania.
W dużych firmach pracownicy ubiegający się o zwrot kosztów zazwyczaj muszą złożyć nie tylko pokwitowanie, ale także bon na zwrot gotówki. Kupon musi zawierać imię i nazwisko pracownika, jego dział, całkowitą kwotę do rozdysponowania oraz kod finansowania. Kody zazwyczaj odpowiadają rodzajowi wydatku — na przykład parkingowi lub posiłkom. W niektórych przypadkach bony te są traktowane wewnętrznie jako własny rodzaj kwitów gotówkowych. Są one zwykle dostępne online na stronie internetowej biura budżetowego lub można je wydrukować z intranetu działu.
W większości przypadków urzędnik ds. budżetu lub skarbnik rejestruje wszystkie drobne transakcje gotówkowe w księdze kasowej urzędu. Ta księga jest zasadniczo księgą rachunkową, w której można śledzić saldo podrzędnego funduszu gotówkowego. Wszelkie pokwitowania lub kwity gotówkowe są zwykle przechowywane w księdze w przypadku audytu.