Propozycja wykonawcy to pisemny zarys, który zawiera kluczowe warunki projektu, które ma wykonać wykonawca. Propozycja wykonawcy jest zwykle przygotowywana po rozmowie wykonawcy z klientem w celu oceny jego potrzeb oraz czasu i zasobów, które wykonawca będzie musiał przeznaczyć na projekt. Oferta wykonawcy zazwyczaj zawiera takie informacje, jak szacunkowy koszt lub „wycena” i warunki płatności, nazwa i adres zarówno wykonawcy, jak i klienta, szczegółowy opis lub rysunek projektu oraz daty rozpoczęcia i zakończenia.
Nierzadko zdarza się, że osoba lub organizacja zbiera więcej niż jedną propozycję wykonawcy od różnych wykonawców i wykorzystuje je jako oferty projektowe. Jednak porównując różne propozycje, należy wziąć pod uwagę, czy wykonawca uwzględnił koszt materiałów. Klient powinien również zwrócić uwagę na to, jakie obowiązki wykonawca określił jako własne, jeśli w ogóle, oprócz ukończonego projektu. Na przykład, jeśli projekt jest związany z budową, może wymagać, aby klient lub wykonawca uzyskali określone pozwolenia na budowę. W propozycji wykonawcy należy również odnotować, czy wykonawca weźmie odpowiedzialność za ubezpieczenie, gwarancje i oczyszczenie projektu.
Jeśli klient zdecyduje się przyjąć propozycję wykonawcy, może zdecydować się na przeprowadzenie podstawowego due diligence przed podpisaniem ostatecznej umowy lub umowy. Elementy należytej staranności mogą obejmować zwrócenie się do wykonawcy o jego referencje dotyczące projektu zawodowego, numer rejestracyjny firmy lub nazwę ubezpieczyciela wykonawcy, jeśli dotyczy. Ponieważ spory dotyczące kontraktów budowlanych nie są rzadkością, klient powinien również swobodnie skontaktować się z lokalnym biurem Better Business Bureau (BBB), aby ustalić, czy poprzedni klienci złożyli jakiekolwiek skargi na potencjalnego wykonawcę.
Propozycja wykonawcy może wymagać, aby klient wpłacił zaliczkę przed rozpoczęciem projektu. Nierzadko zdarza się również, że propozycja wykonawcy zawiera zarys płatności okresowych dla różnych etapów projektu. Jednak do klienta należy upewnienie się, że kamienie milowe zostały ukończone przed zapłaceniem wykonawcy i odebranie podpisanego pokwitowania od wykonawcy za każdą płatność dokonaną w gotówce.