Jako sposób na zminimalizowanie wpływu złych długów na funkcjonowanie firmy, rezerwa na złe długi jest po prostu sposobem na stworzenie banku środków rezerwowych, które pomagają zrekompensować nagromadzony nieściągalny dług. Zazwyczaj ten nieściągalny dług powstaje, gdy faktury klienta pozostają nieopłacone i nie ma dużej szansy na odzyskanie zaległych faktur. Oto kilka różnych scenariuszy, w których rezerwa na złe długi może mieć pozytywny wpływ.
Jednym z najczęstszych zastosowań rezerwy na złe długi jest faktoring należności dla firmy. Zasadniczo firma faktoringowa kupuje bank faktur od korporacji, przy założeniu, że płatności będą kierowane do nowego właściciela faktur. Firma faktoringowa wypłaca klientowi duży procent wartości nominalnej faktur, ale zachowuje procent do przeznaczenia w przypadku nieściągalnych długów. Potrącony odsetek jest często obliczany na podstawie średnich wzorców płatności, które występowały w poprzednich okresach rozliczeniowych obejmujących tych samych klientów. Po opłaceniu wszystkich zaległych faktur za dany okres i rozliczeniu, środki, które zostały zarezerwowane na pokrycie kosztów nieściągalnych należności, są uwalniane i przekazywane klientowi firmy faktoringowej.
Innym przykładem wykorzystania rezerwy na złe długi jest umorzenie nieściągalnych długów zaciągniętych w wyniku upadłości lub zakończenia działalności przez klienta. Nawet gdy firma złoży wniosek o ochronę przed upadłością i zostanie osiągnięte porozumienie umożliwiające wierzycielom otrzymanie niewielkiego procentu niespłaconego należnego długu, zwykle istnieje znaczna kwota niespłaconych faktur, które sprzedawca musi odpisać. Rezerwa na złe długi pomaga złagodzić traumę konieczności angażowania się w odpisywanie zaległych faktur jako nieodebranych. Również działanie polegające na wykorzystaniu rezerwy na złe długi w celu pokrycia tego rodzaju strat może być również często wykorzystywane jako odliczenie od rocznych zeznań podatkowych, co pomaga jeszcze bardziej złagodzić straty finansowe firmy.
Nawet mała firma może czasami mieć klienta, który nie jest w stanie honorować faktury z tego czy innego powodu. Posiadanie rezerwy na złe długi może być szczególnie ważne dla małych firm, ponieważ duża część generowanych przychodów jest przeznaczana na działalność podstawową. Kiedy zebrany dochód jest znacznie mniejszy niż wygenerowana wartość faktur, kluczowe staje się źródło środków na wyrównanie różnicy. Utworzenie rezerwy na złe długi, która jest w przybliżeniu równa co najmniej trzydziestu dniom kosztów operacyjnych, jest doskonałym sposobem zabezpieczenia się przed występowaniem złych długów i zmniejszenia negatywnego wpływu na ogólną działalność firmy.