Zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach wykorzystuje listę niezbędnych umiejętności i wiedzy, zwanych kompetencjami, do oceny wydajności pracownika w miejscu pracy. Ta praktyka zarządzania skupia się na umiejętnościach i cechach pracujących pracowników, aby określić ich mocne strony w miejscu pracy i zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy. Menedżerowie wykorzystują zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach, aby poprawić wydajność i morale pracowników oraz obniżyć koszty szkolenia pracowników poprzez wskazanie i rozwój konkretnych umiejętności potrzebnych do wykonywania zadania biznesowego lub pracy.
Ta metoda może być wykorzystana do poprawy wydajności na stanowisku lub do umieszczenia członków organizacji na stanowiskach dobrze dopasowanych do ich umiejętności. Chociaż głównym celem tego rodzaju zarządzania jest podnoszenie poziomu wydajności pracowników, dane dotyczące zarządzania wydajnością oparte na kompetencjach mogą być również wykorzystywane przez dział zasobów ludzkich (HR) do oceny i umieszczania pracowników na stanowiskach w oparciu o ich zdolność do spełnienia wymagań Oferty pracy. Kompetencje to cechy, które ludzie posiadają lub rozwijają, które pomagają im skutecznie działać na danym stanowisku. W niektórych przypadkach zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach może wymagać usunięcia pracownika ze stanowiska, na którym stale nie jest w stanie osiągnąć celów dotyczących wydajności.
Cechy fizyczne, umysłowe i umiejętności mogą być uwzględnione jako kompetencje potrzebne do wykonywania pracy. Kompetencje mogą się znacznie różnić w zależności od stanowiska pracy. Zdefiniowane kompetencje w dużej mierze zależą od wymagań konkretnej pracy. Zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach zasadniczo tworzy zarys doskonałego zestawu umiejętności pracowników i tworzy system oceny, zwany ramą kompetencji, na podstawie którego można oceniać wydajność pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, gdy pracownik nie spełnia wymagań niezbędnych do zaspokojenia potrzeb stanowiska, pracownik jest szkolony lub kształcony w słabych obszarach, aby pomóc mu lepiej wykonywać swoje stanowisko.
Ramy kompetencji stosowane w zarządzaniu wynikami opartymi na kompetencjach powinny być elastyczne w zależności od aktualnych potrzeb w zakresie umiejętności na danym stanowisku. Wymaganie umiejętności lub cech, które są niepotrzebne na określonym stanowisku, może wymagać od pracownika zdobycia niepotrzebnych umiejętności i wiedzy, często kosztem firmy wymagającej kompetencji. Na przykład wymaganie od grafika, aby nauczył się procedur księgowych, lub wymaganie od księgowego, aby nauczył się programów graficznych, może być uznane za niepotrzebne wymagania w zakresie kompetencji do zarządzania tymi stanowiskami.
Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach mierzy wydajność pracowników na podstawie ich postępów od ostatniej oceny kompetencji. W tego typu systemie pracownik jest mierzony w stosunku do własnych wyników w przeszłości i niekoniecznie konkuruje z innymi pracownikami na poziomie swoich kompetencji. Zarządzanie wydajnością oparte na kompetencjach obejmuje również nagradzanie pracowników, którzy spełniają lub przekraczają wymagania dotyczące kompetencji. Ogólnie rzecz biorąc, nagrody są stosowane w przypadkach, gdy widoczne jest ulepszenie jednej lub więcej kompetencji, ale nagrody mogą być również przyznawane pracownikom, którzy wykazują stałą biegłość w niektórych lub wszystkich kompetencjach wymaganych do pracy.