Prawie w każdym przypadku prowadzenie firmy wiąże się z pewnymi wydatkami. Są to tak zwane koszty operacyjne. Zwykle istnieją dwie grupy kosztów operacyjnych. Jednym z nich są koszty zmienne, które nie są stałe. Druga to koszty stałe, czyli wydatki ponoszone na bieżąco, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności.
Osoba często może ustalić, czy wydatek jest ustalany, rozważając sposób jego zapłaty. Jeśli pieniądze muszą być dostępne, aby regularnie płacić za przedmiot, prawdopodobnie jest to koszt stały. Na przykład firma poligraficzna może wziąć 20-letnią dzierżawę maszyny kopiującej. Płatności mogą być wymagane w pierwszym dniu miesiąca. Jest to koszt stały.
Można argumentować, że nie jest to koszt stały, ponieważ jest płatny tylko przez okres 20 lat. Trzeba jednak zdać sobie sprawę, że po okresie dzierżawy albo trzeba będzie przedłużyć dzierżawę, albo w jej miejsce wydzierżawić inną maszynę, aby firma mogła funkcjonować. Z tego powodu leasing maszyny traktowany jest jako koszt stały.
Aby wyjaśnić koszty stałe, można odróżnić je od kosztów zmiennych. Na przykład konserwacja kserokopiarki to koszt zmienny. Jeśli nie ma żadnej firmy, toner urządzenia nie będzie wymagał wymiany. Naprawy będą konieczne tylko w przypadku awarii lub uszkodzenia części maszyny. Ponieważ pozycje te nie wymagają regularnych wydatków, nie są kosztami stałymi.
Chociaż koszty stałe charakteryzują się regularnymi płatnościami, nie oznacza to, że ceny są stałe. Koszt kosztów stałych może się zmieniać. Hipotekę na budynku można uznać za wydatek stały. W niektórych miejscach na oprocentowanie kredytów hipotecznych mają wpływ krajowe stopy procentowe. Oznacza to, że jeśli stopa procentowa wzrośnie, wzrośnie cena kredytów hipotecznych.
Energia elektryczna jest również ogólnie uważana za koszt stały. W większości przypadków rachunek za energię elektryczną będzie się różnić z miesiąca na miesiąc. Na wysokość rachunku ma wpływ wielkość prowadzonej działalności, ale nie w takim stopniu, w jakim istnieje możliwość, że miesiące mogą minąć bez rachunku. Nawet jeśli firma jest zamknięta na sezon lub jeśli przez pewien czas nie prowadzi żadnych transakcji z klientami, nadal istnieje prawdopodobieństwo, że energia elektryczna będzie przepływać do tej lokalizacji, a zatem rachunek, który należy zapłacić.