Proces zarządzania projektami obejmuje planowanie, realizację i kontrolę projektów od początku, przez środek i koniec. Proces zarządzania projektem zaczyna się od zdefiniowania i kończy na zamknięciu. Na etapie realizacji mogą być konieczne korekty pierwotnego planu. Postępy należy zawsze śledzić przez cały czas trwania projektu. Proces zarządzania projektem można podsumować w pięciu głównych krokach:
1. Zdefiniowanie celu projektu, celu i pożądanego rezultatu końcowego są ważnymi względami przy rozpoczynaniu procesu zarządzania projektem. Na przykład, jeśli projekt jest pakietem zbiórki funduszy typu direct mail, który ma być wysyłany pocztą w całym kraju, jego celem może być pozyskanie nowych potencjalnych klientów i darczyńców. Jego celem może być umieszczenie informacji promocyjnych o nowym produkcie dla grupy docelowej. Pożądanym rezultatem może być pokonanie poprzednich wyników stawki podobnych pakietów.
2. Uwzględnienie ograniczeń projektu pod względem budżetu i zasobów powinno zostać rozwiązane na wczesnym etapie procesu, aby uniknąć marnowania czasu na planowanie i wykonanie czegoś, czego nie można sfinalizować. Na przykład, korzystając z opisanego powyżej projektu direct mail, copywriter powinien otrzymać wskazówki w swoim briefie kreatywnym. W przeciwnym razie może zawierać pomysły, których nie można zrealizować w ramach ograniczeń budżetowych.
3. Zbieranie zespołu i przydzielanie zadań projektowych wraz z terminami realizacji to kluczowa część systemu zarządzania procesami. Chociaż jedna osoba może być odpowiedzialna i odpowiedzialna za projekt, zwykle potrzeba wielu pracowników do pracy nad różnymi jego częściami. W firmach projekt pracy może obejmować wiele różnych działów. Menedżerowie projektów często muszą współpracować z wieloma różnymi kierownikami działów, aby ukończyć projekty.
4. Terminy realizacji zadań muszą być sprawdzane i sprawdzane przez kierownika projektu. Podczas tej części procesu zarządzania projektem kierownik musi dokonać wszelkich niezbędnych korekt w swoim pierwotnym planie. Kierownik projektu musi upewnić się, że wszystko zostanie ukończone na czas. Projekt zdecydowanie musi być pod jego kontrolą. Kontrolowanie wyników projektu zwykle wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych.
5. Ostatnim etapem jest zamknięcie procesu zarządzania projektem. Wszystkie luźne końce muszą być związane; należy złożyć dokumentację i dokonać odpowiednich płatności na rzecz wykonawców. Należy przeanalizować sukces lub porażkę projektu. Należy odnotować wszelkie zmiany, które pomogłyby w płynniejszym przebiegu podobnych przyszłych projektów.