Pracodawcy, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, wiedzą, że wydajność pracowników jest kluczem do sukcesu organizacji. Pracownicy, którzy nie wykorzystują efektywnie swojego czasu i zasobów, kosztują firmę pieniądze. Niestety pomiar produktywności może okazać się dość trudny — zwłaszcza w branżach, w których praca opiera się przede wszystkim na wiedzy.
Tradycyjnie wydajność pracowników obliczano, dzieląc przychody firmy przez liczbę pracowników. Jednak pomiar ten nie uwzględnia różnych poziomów umiejętności i obowiązków zawodowych pracowników w przedsiębiorstwie. Po prostu nielogiczne jest oczekiwanie, że nowy stażysta w Twojej firmie będzie miał taki sam poziom wydajności pracownika, jak pracownik średniego szczebla z 10-letnim doświadczeniem. Liczenie godzin płatnych w sposób podobny do tego, który jest standardem w kancelariach prawnych, również jest złym pomysłem. Jak większość pracowników może zaświadczyć, wydajność zaczyna spadać, gdy ludzie pracują przez wiele godzin bez czasu na potrzebny odpoczynek i relaks. Celem oceny produktywności powinno być zachęcenie ludzi do bardziej efektywnego wykorzystywania czasu i zasobów, zamiast po prostu poświęcać więcej czasu na pracę.
Większość ekspertów uważa obecnie, że ocena wydajności pracowników wymaga starannej równowagi między pomiarami obiektywnymi i subiektywnymi. Dane o obiektywnych wynikach są stosunkowo łatwe do znalezienia. Na przykład liczba wykonanych rozmów sprzedażowych, napisanych raportów, sprzedanych produktów lub uczestniczących w konferencjach może dostarczyć informacji o tym, jak pracownik wykorzystuje swój czas. Aby znaleźć subiektywne dane dotyczące wydajności, musisz jednak poprosić pracowników w określonym dziale organizacyjnym o pomoc w tworzeniu systemu do pomiaru wydajności pracowników. Ponieważ menedżerowie na ogół nie są zaangażowani w codzienną działalność firmy, pracownicy mogą zapewnić cenny wgląd w to, jakie zadania są wymagane regularnie.
W sytuacjach, w których pracownicy muszą działać jako część zespołu, pomiar produktywności stwarza dodatkowe wyzwania. Zderzenie typów osobowości w zespole może ograniczać produktywność pracowników. Zdarzają się również sytuacje, w których jeden członek zespołu może się nie wyróżniać, ponieważ jest zajęty dbaniem o wygląd innych. Dlatego najlepiej oceniać produktywność zarówno indywidualnie, jak i zespołowo wszystkich pracowników.
Chociaż może się wydawać, że dobrym pomysłem jest uwzględnienie monitorowania korzystania z poczty e-mail i komputera jako miernika produktywności pracowników, strategia ta może nieumyślnie przynieść odwrotny skutek. Postrzegana ingerencja w prywatność może przyczynić się do obniżenia morale wśród pracowników, a tym samym do obniżenia wydajności.