System informacji o zasobach ludzkich, częściej określany jako system HRIS, to baza danych zaprojektowana w celu umożliwienia śledzenia wszelkiego rodzaju informacji związanych z personelem. Ponieważ system HRIS można dostosować do dowolnej liczby potrzeb w zakresie zasobów ludzkich, możliwe jest dostosowanie systemu do dowolnej firmy lub otoczenia branżowego. System HRIS jest w stanie wykonywać takie zadania jak identyfikacja i śledzenie kontaktów z kandydatami, utrzymywać niezbędne dane o statusie każdego pracownika w firmie, a także ogólnie znacznie ułatwić zarządzanie procesem zarządzania zasobami ludzkimi.
Jednym z najbardziej atrakcyjnych aspektów systemu HRIS jest łatwość personalizacji. Możliwe jest stworzenie systemu tak kompleksowego, jak sobie tego życzy pracodawca. Odbywa się to poprzez identyfikację i dodawanie określonych modułów do systemu oraz aktywowanie funkcji związanych z każdym modułem. Na przykład, jeśli system HRIS musi śledzić funkcje szkoleniowe dla nowych pracowników i obecnych pracowników, moduł oprogramowania do planowania umożliwia planowanie całego programu szkoleniowego, a także śledzenie, kto uczestniczył i pomyślnie ukończył każdą część programu .
System HRIS jest w stanie obsłużyć wszystkie rodzaje funkcji zasobów ludzkich. Możliwości zaczynają się już w procesie rekrutacji, co ułatwia śledzenie kandydatów od złożenia wstępnej aplikacji aż po ofertę pracy. Jeśli chodzi o raportowanie pracowników, HRIS może przechowywać informacje o ocenach pracowników, wnioskach o przeniesienie do innego działu lub wewnętrznym wniosku o awans. Tego typu możliwości raportowania umożliwiają użytkownikowi Systemu HRIS dostęp i przeglądanie pełnej historii danego pracownika od momentu złożenia wniosku poprzez wszystkie awanse, oceny i podwyżki płac. System może być nawet wykorzystany do identyfikacji nagród produktywności przyznanych pracownikowi, a także wszelkich premii, które mogą być należne pracownikowi w wyniku uczestnictwa w programie merytorycznym.
Podczas początkowej konfiguracji nie jest konieczne aktywowanie wszystkich modułów w systemie HRIS. Wraz z rozwojem firmy i rozszerzaniem się zakresu funkcji Human Resource, istnieje możliwość aktywacji dodatkowych modułów w zależności od potrzeb. Pozwala to na rozwój systemu wraz z firmą i dalsze uproszczenie procesu zarządzania zasobami ludzkimi, nawet gdy firma się rozwija.