Jeśli chodzi o prawidłowe planowanie zapasów, istnieje kilka podstaw, które mogą ułatwić i zwiększyć efektywność tego procesu dla każdego rodzaju firmy. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwie podstawowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę, aby zaplanować zapasy w sposób, który przyniesie największe korzyści firmie. Pierwszą taką kwestią jest określenie, kiedy należy liczyć zapasy w zależności od sposobu działania firmy, upewniając się, że niedobory zapasów nie spowodują utraty klientów lub biznesu. Właściwe planowanie zapasów powinno również uwzględniać produkty, które są inwentaryzowane i ustalać niestandardowe harmonogramy nie tylko dla całej firmy, ale także dla określonych produktów sprzedawanych, wytwarzanych lub używanych przez firmę.
Planowanie zapasów to praktyka określania, kiedy firma powinna przeprowadzić ocenę zapasów. Termin „inwentarz” odnosi się nie tylko do fizycznych produktów, które firma posiada na miejscu, ale także do procesu liczenia takich produktów w celu zapewnienia, że ich ilości są właściwie znane. Ten proces liczenia produktów w firmie może być dość czasochłonny i może być trudny do prawidłowego przeprowadzenia podczas prowadzenia firmy. Planowanie zapasów zazwyczaj działa poprzez określenie sposobu liczenia zapasów w taki sposób, aby tylko minimalnie zakłócało działalność biznesową i nadal zapewniało dokładne liczenie.
Jednym z podstawowych aspektów planowania zapasów jest zapewnienie, że czas potrzebny na liczenie produktów nie będzie nadmiernie przeszkadzał klientom. Dlatego inwentaryzacje na dużą skalę lub audyty są zwykle przeprowadzane wieczorem, gdy sklep jest zamknięty dla klientów. Zmniejsza to nie tylko ilość bałaganu i frustracji, jakie klienci mogą napotkać podczas liczenia zapasów, ale także zmniejsza prawdopodobieństwo, że klienci potencjalnie przeniosą produkty i zakłócą dokładność liczenia. Tego rodzaju inwentaryzację należy również przeprowadzać, gdy sklep nie przeżywa największego sezonu. Właściwe planowanie inwentaryzacji powinno również zapewnić, że odpowiednia liczba pracowników może pracować w godzinach pracy i poza nimi.
Inną ważną kwestią związaną z planowaniem zapasów jest to, że firma powinna dostosować liczenie zapasów do produktów firmy. Na przykład sklep detaliczny może przeprowadzać corocznie pełną inwentaryzację sklepu, podczas gdy tylko niektóre produkty są liczone co tydzień. Odbywa się to zwykle w przypadku produktów, na które jest duże zapotrzebowanie, aby zapewnić dostępność, lub produktów, które są bardziej narażone na kradzież. Producenci i inne firmy mogą wziąć to pod uwagę podczas liczenia zapasów, takich jak artykuły biurowe, aby zapewnić, że powszechnie używane produkty są dostępne dla pracowników; takie firmy mogą również częściej inwentaryzować popularne przedmioty, aby upewnić się, że są one wytwarzane wystarczająco szybko, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów.