Istnieje kilka różnych metod zarządzania czasem, które można wykorzystać do zwiększenia produktywności. Niektóre z najbardziej popularnych to timeboxing, analiza Pareto i metody POSEC. Każda z tych metod skupia się na budowaniu nawyków, które zachęcają do lepszego wykorzystania czasu.
Timeboxing to jedna z najczęstszych metod zarządzania czasem. Polega na podzieleniu dużych zadań na mniejsze, łatwiejsze do opanowania części poprzez ścisłe przestrzeganie określonego harmonogramu. Osoba musi najpierw zdecydować się na zestaw zadań i określić przybliżony czas, jaki zajmie wykonanie każdego z nich. Następnie na początku każdego zadania ustawiany jest zegar na odpowiedni okres czasu. Pod koniec wyznaczonego czasu jednostka musi się zatrzymać, niezależnie od tego, czy zadanie zostało wykonane, i odpocząć lub zająć się inną przyjemną czynnością.
W metodzie timeboxingu do każdego zadania do wykonania podchodzi się pojedynczo w wyznaczonych przedziałach czasowych. Jeśli po jednym cyklu wszystkich zadań pozostały zadania, ten sam proces jest uruchamiany ponownie. Jest to jedna z najbardziej satysfakcjonujących metod zarządzania czasem, ponieważ okresy odpoczynku lub inne nagrody są wbudowane w strukturę, zwiększając w ten sposób motywację.
Analiza Pareto jest również powszechnie nazywana zasadą 80:20. Został wymyślony przez ekonomistę, który sugerował, że 20 procent przyczyn tworzy 80 procent problemów. Pierwsze kroki metody obejmują wypisanie problemów, znalezienie ich korzeni, a następnie pogrupowanie ich według przyczyn. Następnie grupy są oceniane według poziomu ważności. Metoda opiera się na przekonaniu, że grupa problemów o najwyższym poziomie ważności będzie również zazwyczaj jedną z najmniejszych, czyli około 20 procent obciążenia pracą.
POSEC oznacza ustalanie priorytetów poprzez organizowanie, usprawnianie, oszczędzanie i wkład. To jedna z najbardziej osobistych metod zarządzania czasem. Działa w przekonaniu, że rzeczy, które wpływają na bezpieczeństwo jednostki, takie jak pieniądze i sprawy osobiste, powinny być traktowane przed innymi zadaniami.
Pierwszym krokiem POSEC jest określenie celów i nadanie im priorytetów od najważniejszych do najmniej ważnych. Następnym krokiem jest zorganizowanie przez jednostkę harmonogramu, który zapewni osiągnięcie codziennych osobistych celów. Następnie jednostka musi usprawnić najbardziej nieprzyjemne zadania, takie jak załatwianie sprawunków, tak aby zajmowały jak najmniej czasu. Czwartym krokiem jest zaoszczędzenie najmniej pilnych rozrywek, takich jak kupowanie ubrań lub obiad z przyjaciółmi. Wreszcie, jednostka dopełni swój harmonogram, wnosząc wkład w społeczeństwo poprzez inne ważne, jeśli nie kluczowe zobowiązania.