Γενικά, τα λειτουργικά κόστη εμπίπτουν σε σταθερές και μεταβλητές κατηγορίες, που καθορίζονται από τη μορφή που λαμβάνουν από περίοδο σε περίοδο. Το σταθερό κόστος παραμένει το ίδιο ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει σε μια εταιρεία, ενώ το μεταβλητό κόστος ποικίλλει ανάλογα με τη χρήση και άλλες δραστηριότητες. Η λογιστική και των δύο είναι απαραίτητη για την τήρηση ακριβών αρχείων και την ανάπτυξη κατάλληλων προϋπολογισμών. Ορισμένα εργαλεία για την εκτίμηση των μεταβλητών δαπανών είναι διαθέσιμα για να βοηθήσουν στον έλεγχό τους, καθώς μπορεί να γίνουν πρόβλημα όταν μια επιχείρηση αποτυγχάνει να τα υπολογίσει.
Τα πάγια λειτουργικά κόστη μιας επιχείρησης παραμένουν στάσιμα ανεξάρτητα από το πόσο καιρό είναι ανοιχτή και πόσο παράγει. Αυτά τα κόστη περιλαμβάνουν πράγματα όπως πληρωμές ενοικίων ή υποθηκών, ασφάλιση, αμοιβές για τη διατήρηση νομικού συμβούλου και ούτω καθεξής. Είναι τακτικά, επαναλαμβανόμενα έξοδα που δεν παρουσιάζουν διακυμάνσεις, παρά μόνο κατόπιν συνεννόησης. Για παράδειγμα, μια ασφαλιστική εταιρεία μπορεί να αυξήσει την τιμή ενός συμβολαίου όταν ανανεώνει. Από μήνα σε μήνα, όμως, τα ασφάλιστρα θα παρέμεναν ίδια.
Αντίθετα, το μεταβλητό λειτουργικό κόστος παρουσιάζει διακυμάνσεις. Οι επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας όπως το νερό και το ηλεκτρικό ρεύμα μετρώνται για να παρέχουν χρεώσεις με βάση τη χρήση. Όταν οι εταιρείες χρησιμοποιούν περισσότερα, πληρώνουν περισσότερα, μερικές φορές σημαντικά περισσότερα εάν υπερβούν τις εκτιμήσεις βασικής χρήσης. Οι προμήθειες και η μισθοδοσία των εργαζομένων μπορεί επίσης να είναι μεταβλητές. Εάν ένα εστιατόριο είναι ανοιχτό για δείπνο επτά νύχτες την εβδομάδα, για παράδειγμα, θα χρειαστεί περισσότερο φαγητό από ό,τι αν είναι κλειστό τρεις από αυτές τις νύχτες. Ομοίως, θα χρειάζονταν περισσότεροι υπάλληλοι για περιόδους αιχμής και εκτεταμένο ωράριο, ενώ άλλες ώρες θα μπορούσαν να μειωθούν οι ώρες για να μειωθούν τα έξοδα μισθοδοσίας.
Εντός σταθερών και μεταβλητών λειτουργικών δαπανών, οι επιχειρήσεις ενδέχεται να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν το κόστος σε διάφορες κατηγορίες φόρων. Ορισμένες είναι δαπάνες που σχετίζονται άμεσα με τη βελτίωση της επιχείρησης, όπως μισθώσεις εξοπλισμού και κατασκευών, οι οποίες μπορεί να εκπίπτουν από φόρους. Ομοίως, οι επαγγελματικές αμοιβές από δικηγόρους και λογιστές θα εντάσσονταν στη δική τους φορολογική κατηγορία για να επιτρέψουν στην εταιρεία να τις αφαιρέσει. Εάν ένα κόστος μπορεί να συνδεθεί άμεσα με το κόστος της επιχειρηματικής δραστηριότητας, μπορεί να είναι επιλέξιμο για ειδική φορολογική μεταχείριση.
Το σταθερό κόστος περιλαμβάνει ασφάλιστρα, ενοίκια, μισθώσεις και αμοιβές, ενώ το μεταβλητό λειτουργικό κόστος μπορεί να περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως κεφαλαιουχικές δαπάνες, μισθοδοσία και προμήθειες. Οι εταιρείες που πρέπει να προβλέπουν προϋπολογισμό για τις μεταβλητές τους δαπάνες μπορούν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία όπως εκτιμήσεις από οργανισμούς κοινής ωφέλειας και χαρτογράφηση από έτος σε έτος. Αυτά τα γραφήματα μπορούν να παρέχουν πρόχειρες πληροφορίες σχετικά με το πόσα μπορεί να δαπανήσει μια εταιρεία για να δαπανήσει, δεδομένων των προηγούμενων εμπειριών. Για παράδειγμα, η μισθοδοσία των εργαζομένων κατά την περίοδο των εορτών μπορεί να είναι προβλέψιμη με βάση τις δαπάνες της περασμένης σεζόν, με μια προσαρμογή για τις αυξήσεις.