Η βελτίωση της ροής εργασίας είναι μια σημαντική διαδικασία είτε πρόκειται για ένα άτομο είτε για έναν οργανισμό. Μια βελτιωμένη ροή εργασίας έχει αποδειχθεί ότι μεγιστοποιεί την αποδοτικότητα, ελαχιστοποιεί τη σπατάλη τόσο σε χρόνο όσο και σε πόρους και βελτιώνει το ηθικό. Ο τρόπος βελτίωσης της ροής εργασίας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο ο εντοπισμός και η εξάλειψη του χαμένου χρόνου ή τόσο περίπλοκος όσο η εξέταση και η αλλαγή ολόκληρης της διαδικασίας ή/και η αυτοματοποίηση όλου ή μέρους αυτής. Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η εργασία ή η διαδικασία, αξίζει τον χρόνο και τον κόπο να κάνετε τα βήματα για τη βελτίωση της ροής εργασίας.
Το πρώτο βήμα για τη βελτίωση της ροής εργασίας είναι ο εντοπισμός και η εξάλειψη των αποβλήτων και το μεγαλύτερο χάσιμο όλων είναι ο χρόνος. Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει συνηθίσει και εξαρτάται από το email, τα άμεσα μηνύματα και τα γραπτά μηνύματα. Αυτά τα μέσα επικοινωνίας είχαν σκοπό να εξοικονομήσουν χρόνο, αλλά μπορούν να οδηγήσουν σε υπερπληθώρα άχρηστων πληροφοριών και σπατάλη χρόνου. Μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας απλώς εξαλείφοντας ή περιορίζοντας τα άμεσα μηνύματα και τα γραπτά μηνύματα και θέτοντας εύλογες προσδοκίες στο email. Η αντίδραση ή η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις έρθουν μπορεί να είναι χάσιμο χρόνου. Η ρύθμιση αρκετών ημερών που είναι αφιερωμένη στην ανάγνωση και απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα βελτιώσει τη ροή εργασίας και την παραγωγικότητά σας.
Αυτές οι διακοπές είναι μόνο μερικές από τις πολλές που μπορούν να σταματήσουν τη ροή εργασίας. Οποιαδήποτε εργασία ή διαδικασία θα προχωρήσει καλύτερα και περαιτέρω με ένα λογικό χρονικό διάστημα αφιερωμένο σε αυτήν αντί να προσπαθήσουμε να το κάνουμε με μικρές αυξήσεις. Αν αφιερώσετε 20 ή 30 λεπτά για να αφιερώσετε σε μια εργασία ή διαδικασία, θα σας βοηθήσει να κάνετε σημαντικά βήματα στην αύξηση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της ροής εργασίας. Η εστίαση σε μια συγκεκριμένη εργασία για σχετικά σύντομο αλλά αδιάκοπο χρονικό διάστημα μπορεί να είναι μία από τις καλύτερες μεθόδους που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη ροή εργασίας.
Για πιο περίπλοκες διαδικασίες και μεγαλύτερους οργανισμούς, απαιτεί μια πιο συστηματική προσέγγιση για τη βελτίωση της ροής εργασίας. Αυτές οι διαδικασίες περιλαμβάνουν τη διάσπαση της ροής εργασίας σε μικρά, πεπερασμένα βήματα και την ανάλυση των εργασιών που εμπλέκονται σε κάθε βήμα. Οι δύο πιο σημαντικές αρχές που μπορούν στη συνέχεια να ανατεθούν σε κάθε βήμα είναι η ευθύνη και η αυτοματοποίηση. Ένα μεμονωμένο άτομο ή οντότητα πρέπει να είναι πλήρως υπεύθυνο για την επίτευξη κάθε βήματος, το οποίο εξαλείφει το δάχτυλο και την αναβλητικότητα.
Το επόμενο μέρος ρωτά εάν ένα βήμα μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Οποιοδήποτε μέρος της διαδικασίας που μπορεί να αυτοματοποιηθεί πλήρως, βγάζοντας προσωπικό από την εξίσωση, είναι ένα σημαντικό βήμα προς τη βελτίωση της ροής εργασίας. Αφού αναλυθεί κάθε βήμα, έχει ανατεθεί η ευθύνη και αυτοματοποιηθεί η εργασία όπου είναι δυνατόν, ολόκληρη η διαδικασία ροής εργασίας θα βελτιωθεί πολύ.
Τα βήματα για τη βελτίωση της ροής εργασίας περιλαμβάνουν κυρίως την κοινή λογική και τις παραδοσιακές τεχνικές διαχείρισης. Η πρόκληση είναι να σπάσουμε τη ροή εργασίας σε διαχειρίσιμα βήματα και στη συνέχεια να βελτιώσουμε καθένα από τα σχετικά βήματα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εξαλείψετε τα απόβλητα, να μεγιστοποιήσετε το χρόνο και την παραγωγικότητα και να βελτιώσετε τη ροή εργασίας.
SmartAsset.