Γνωστός και ως διαχείριση κεφαλαίων, η «διαχείριση κεφαλαίων» είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις διάφορες δραστηριότητες που σχετίζονται με τη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων που περιέχονται σε κάποιο είδος συλλογικών επενδυτικών σχεδίων. Το εν λόγω αμοιβαίο κεφάλαιο μπορεί να είναι κάποιο είδος αμοιβαίου κεφαλαίου, hedge fund, συνταξιοδοτικό ταμείο ή ακόμη και unit trust. Ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του ταμείου, ένας μόνο διαχειριστής ή διαχειριστής μπορεί να επιβλέπει και να εκτελεί όλες αυτές τις δραστηριότητες ή να επικουρείται από ένα προσωπικό.
Το ακριβές εύρος των αρμοδιοτήτων που υπάγονται στη διαχείριση του αμοιβαίου κεφαλαίου θα ποικίλλει, με βάση τις λεπτομέρειες του τρόπου οργάνωσης του αμοιβαίου κεφαλαίου, τον υποκείμενο σκοπό του αμοιβαίου κεφαλαίου και τις διατάξεις που πρέπει να τηρεί ο διαχειριστής στην καθημερινή διαδικασία διαχείρισης. Ένα κοινό νήμα στα περισσότερα παραδείγματα διαχείρισης κεφαλαίων έχει να κάνει με τη διασφάλιση ότι τα περιουσιακά στοιχεία που αγοράζονται και κατέχονται από το αμοιβαίο κεφάλαιο παράγουν αποδόσεις που βρίσκονται εντός αποδεκτών ορίων. Ταυτόχρονα, ο διαχειριστής είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι εκταμιεύσεις από το ταμείο γίνονται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και τα ιδρυτικά έγγραφα που καθιέρωσαν το συλλογικό επενδυτικό σχήμα.
Μεγάλο μέρος της διαδικασίας διαχείρισης κεφαλαίων έχει να κάνει με την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση. Για παράδειγμα, τα λογιστικά αρχεία του αμοιβαίου κεφαλαίου συνήθως συμβιβάζονται με ημερήσιες αναφορές για τις διαθέσεις του αμοιβαίου κεφαλαίου, μαζί με μια μηνιαία συμφωνία με την κατάσταση μεσίτη που εκδίδεται κάθε τριάντα ημέρες. Ως μέρος αυτής της συμφωνίας, η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει τον διακανονισμό τυχόν συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, καθώς και την τεκμηρίωση τυχόν μερισμάτων ή τόκων που λαμβάνονται. Ο υπολογισμός και ο προγραμματισμός της πληρωμής μερισμάτων ή τόκων σε επενδυτές κεφαλαίων μπορεί να γίνεται σε εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα ή σε μηνιαία βάση.
Η διαχείριση του ταμείου περιλαμβάνει επίσης την προετοιμασία εγγράφων τέλους έτους που παρέχουν ακριβή εκτίμηση τόσο των εσόδων όσο και των εξόδων που σχετίζονται με το αμοιβαίο κεφάλαιο από την αρχή έως το τέλος της περιόδου. Πολλά ταμεία είναι δομημένα έτσι ώστε να απαιτούν τη συμπλήρωση αυτών των εκθέσεων έως μια δεδομένη ημερομηνία και τη διάθεση τόσο στα μέλη του ταμείου όσο και στις αρμόδιες φορολογικές υπηρεσίες. Μόλις ολοκληρωθούν οι ετήσιες εκθέσεις τέλους έτους, οι διαχειριστές κεφαλαίων θα επιβλέπουν την προετοιμασία των εντύπων φορολογικών δηλώσεων για τοπικούς, πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς φορείς.
Σε περίπτωση που ένα αμοιβαίο κεφάλαιο πρέπει να διαλυθεί για κάποιο λόγο, η διαδικασία διαχείρισης του αμοιβαίου κεφαλαίου θα περιλαμβάνει το κλείσιμο των λογιστικών αρχείων, τη διευθέτηση τυχόν οφειλών του αμοιβαίου κεφαλαίου και την πληρωμή των τελικών εκταμιεύσεων στους επενδυτές κεφαλαίων. Αυτή η διαδικασία πρέπει να ολοκληρωθεί σύμφωνα με τους νόμους και τους κανονισμούς που έχουν θεσπιστεί από κρατικούς φορείς που επιβλέπουν τις επενδυτικές συναλλαγές στη χώρα όπου είναι εγκατεστημένο το αμοιβαίο κεφάλαιο. Ανάλογα με τους τοπικούς νόμους και τη δομή του ταμείου, η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει μόνο μερικές εβδομάδες ή να χρειαστεί ένα έτος ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η διάλυση.