Μια δημόσια προσφορά είναι μια προσφορά για την παροχή μιας υπηρεσίας για την κυβέρνηση με αντάλλαγμα κάποιο χρηματικό ποσό. Η διαδικασία υποβολής προσφορών είναι παρόμοια με αυτή που συμβαίνει σε μια δημοπρασία, με τη διαφορά ότι οι διαφορετικές οντότητες ανταγωνίζονται για την παροχή μιας υπηρεσίας στη χαμηλότερη τιμή. Οι κρατικοί φορείς που αναζητούν προσφορές προσπαθούν να εκπληρώσουν τις αποστολές τους ελαχιστοποιώντας το κόστος. Μια εταιρεία που υποβάλλει δημόσια προσφορά επιδιώκει να πραγματοποιήσει κέρδος συνάπτοντας επιχειρηματική σχέση με την κυβέρνηση.
Όταν ένας κυβερνητικός φορέας καλείται να παράσχει μια υπηρεσία, συνήθως αποφασίζει πρώτα εάν μπορεί να εκτελέσει τα καθήκοντα εσωτερικά ή αν πρέπει να προσλάβει έναν ανάδοχο. Ακριβώς όπως στις επιχειρήσεις, η κυβέρνηση απασχολεί εργολάβους εάν προσφέρουν κάποια ειδική τεχνογνωσία ή μπορούν να κάνουν μια δουλειά σε χαμηλή τιμή. Κατά γενικό κανόνα, όσο μεγαλύτερο είναι ένα έργο, τόσο πιο πιθανό είναι να εμπλακούν εργολάβοι. Αυτό φαίνεται σε πολλά στρατιωτικά έργα.
Εάν η ανάθεση εργασιών κριθεί απαραίτητη, μια κυβερνητική υπηρεσία θα εκδώσει αίτηση για πρόταση (RFP). Ένα RFP απλώς δηλώνει τις απαιτήσεις του φορέα έκδοσης που πληρώνει για την υπηρεσία. Σε αυτό το σημείο, οι υποψήφιοι ανάδοχοι που ενδιαφέρονται θα ανταποκριθούν στο RFP με δημόσια προσφορά. Οι προσφορές ενδέχεται να διαφέρουν περισσότερο από την απλή προσφορά. Για παράδειγμα, εάν επιδιώκεται ένα σιδηροδρομικό σύστημα υψηλής ταχύτητας, οι προτάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικούς σχεδιασμούς τρένων, χρονοδιαγράμματα κατασκευής ή διαδικασίες συντήρησης.
Η κλίμακα των κρατικών υπηρεσιών που παρέχονται στις σύγχρονες βιομηχανικές χώρες μπορεί να είναι τεράστια. Μερικές φορές ένα τρίτο μέρος βοηθά στην αντιστοίχιση των κρατικών προσφορών με τους εργολάβους. Οι ανάδοχοι συχνά θα πληρώνουν άλλες εταιρείες για να διερευνήσουν το πλήθος των RFP για εκείνα που μπορεί να ισχύουν για αυτές.
Μετά από μια καθορισμένη περίοδο υποβολής προσφορών, η αρμόδια κρατική υπηρεσία αξιολογεί κάθε προσφορά και επιλέγει αυτή που ανταποκρίνεται καλύτερα στις απαιτήσεις της. Αυτή μπορεί να είναι ή να μην είναι η προσφορά με τη χαμηλότερη τιμή—οι υψηλότερες τιμές επιλέγονται συχνά εάν άλλα πλεονεκτήματα της πρότασης αντισταθμίζουν τη διαφορά τιμής. Εάν αρκετές εταιρείες δεν ανταποκριθούν με κυβερνητική προσφορά ή εάν καμία πρόταση δεν είναι επαρκής, μπορεί να εκδοθεί νέα RFP.
Μόλις η κυβέρνηση επιλέξει μια νικητήρια προσφορά, υπογράφει νομική σύμβαση με την εταιρεία για την παροχή της απαιτούμενης υπηρεσίας στη συμφωνηθείσα τιμή. Σε μια σύμβαση σταθερής τιμής, δεν υπάρχουν δικαιώματα για αυξήσεις πληρωμών εάν το κόστος παραγωγής είναι υψηλότερο από το αναμενόμενο. Αντίθετα, μια σύμβαση κόστους-συν έχει προϋποθέσεις που επιτρέπουν μια μεταβλητή πληρωμή μετά την ολοκλήρωση της υπηρεσίας. Αυτός είναι ένας κοινός τύπος συμβάσεων για αμυντικά έργα μεγάλης κλίμακας που θεωρείται ότι έχουν απρόβλεπτο κόστος ανάπτυξης.