Τα ηλεκτρονικά μητρώα επιταγών είναι μητρώα βιβλιαρίων επιταγών που δημιουργούνται και βρίσκονται σε ασφαλή τοποθεσία web. Η πρόσβαση στο ηλεκτρονικό μητρώο βιβλιαρίων επιταγών γίνεται χρησιμοποιώντας διαπιστευτήρια σύνδεσης που συνήθως περιλαμβάνουν τουλάχιστον ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης, ενώ ορισμένα ηλεκτρονικά μητρώα απαιτούν ένα τρίτο επίπεδο δεδομένων πριν επιτρέψουν την είσοδο στο αποθηκευμένο μητρώο. Ένα ηλεκτρονικό μητρώο επιταγών είναι πολύ πιθανό να είναι δημοφιλές σε άτομα που χρησιμοποιούν φορητές συσκευές για να συνδεθούν με το Διαδίκτυο.
Η πραγματοποίηση εγγραφών σε ένα ηλεκτρονικό μητρώο επιταγών λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως οποιοδήποτε εργαλείο καταχώρισης. Σημαντικά δεδομένα όπως η ημερομηνία της συναλλαγής, σε ποιον αποδίδεται η επιταγή, ο αριθμός επιταγής ή συναλλαγής και το ποσό εισάγονται εύκολα στα κατάλληλα πεδία. Δεν είναι ασυνήθιστο για πολλά προϊόντα λογισμικού ηλεκτρονικού μητρώου ελέγχου να ενημερώνουν αυτόματα το υπόλοιπο του λογαριασμού καθώς εισάγεται κάθε δημοσίευση, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη για μη αυτόματη προσθήκη ή αφαίρεση.
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα από τη χρήση ενός ηλεκτρονικού μητρώου επιταγών. Πολλά από τα διαδικτυακά προγράμματα καθιστούν δυνατή τη διαχείριση πολλών διαφορετικών λογαριασμών σε έναν κύριο λογαριασμό. Αυτό σημαίνει ότι τα άτομα μπορούν να δημοσιεύουν δραστηριότητα σε λογαριασμούς ελέγχου και ταμιευτηρίου σε μία περίοδο σύνδεσης. Οι επιχειρήσεις βρίσκουν χρήσιμο το ηλεκτρονικό μητρώο ελέγχων, καθώς καθιστά δυνατή τη γρήγορη προβολή υπολοίπων και δραστηριότητας σε λογαριασμούς μισθοδοσίας και λειτουργιών ταυτόχρονα.
Ένα άλλο πλεονέκτημα έχει να κάνει με την προσβασιμότητα στα δεδομένα του βιβλιαρίου επιταγών. Μόνο άτομα που γνωρίζουν τους κωδικούς σύνδεσης ή έχουν πρόσβαση στα διαπιστευτήρια σύνδεσης μπορούν να δουν τα μητρώα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με ένα παραδοσιακό μητρώο, το οποίο μπορεί να δει ο καθένας εάν το βιβλιάριο επιταγών αφεθεί σε ένα γραφείο ή γλιστρήσει από μια τσέπη. Από αυτή την άποψη, το ηλεκτρονικό μητρώο επιταγών διευκολύνει την ασφάλεια των πληροφοριών και επιτρέπει μόνο σε όσους χρειάζονται πρόσβαση στα δεδομένα του λογαριασμού να προβάλλουν ή να χειρίζονται τα στοιχεία.
Δεδομένου ότι το μητρώο βρίσκεται στο διαδίκτυο, δεν υπάρχει δυνατότητα απώλειας ή βλάβης του μητρώου με τρόπο παρόμοιο με το παραδοσιακό μητρώο σε έντυπη μορφή. Σε περίπτωση που απαιτείται ένα έντυπο αντίγραφο του μητρώου, τα περισσότερα προγράμματα διευκολύνουν τη λήψη των δεδομένων σε υπολογιστικό φύλλο ή παρόμοια μορφή. Ακόμη και τα δωρεάν προγράμματα ηλεκτρονικής εγγραφής επιταγών συνήθως μετατρέπουν τα δεδομένα σε μια μορφή που μπορεί εύκολα να μεταφορτωθεί στις πιο δημοφιλείς μορφές, συμπεριλαμβανομένης της λήψης των δεδομένων στα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα πακέτα λογισμικού λογιστικής.
Οι περισσότεροι πάροχοι μιας ηλεκτρονικής εγγραφής λογαριασμού ελέγχου φροντίζουν να χρησιμοποιούν τείχη προστασίας υλικού και λογισμικού ως μέρος των μέτρων ασφαλείας. Πολλά είναι δομημένα έτσι ώστε να είναι προσβάσιμα και να χρησιμοποιηθούν ακόμη και σε αργή σύνδεση. Αυτό καθιστά δυνατή την εργασία με το ηλεκτρονικό μητρώο ελέγχου ακόμη και όταν βρίσκεστε σε τοποθεσία που προσφέρει μόνο υπηρεσίες μέσω τηλεφώνου.
Ενώ οι βασικές υπηρεσίες που παρέχονται με τους περισσότερους διαδικτυακούς ιστότοπους εγγραφής επιταγών είναι δωρεάν, υπάρχουν προηγμένες υπηρεσίες που απαιτούν χρέωση. Συνήθως, ο τελικός χρήστης μπορεί να επιλέξει μεταξύ των υπηρεσιών που βασίζονται σε χρέωση για να δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη πλατφόρμα που είναι ιδανική για την περίπτωσή του. Όπως συμβαίνει με πολλούς τύπους διαδικτυακών υπηρεσιών που βασίζονται σε χρεώσεις, το κόστος για κάθε επιλογή υπηρεσίας είναι συνήθως ένα πάγιο τέλος που οφείλεται μία φορά το μήνα.