Κάθε οργανισμός που αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες έχει τυπικές διαδικασίες προμηθειών, τις μεθόδους που χρησιμοποιεί για να αποκτήσει αυτά τα πράγματα. Αυτές οι διαδικασίες καλύπτουν όλες τις πτυχές του κύκλου προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής του προμηθευτή, των διαπραγματεύσεων για τη σύμβαση, της τοποθέτησης της παραγγελίας και της πληρωμής. Όλες οι εταιρείες έχουν διαδικασίες προμηθειών και χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο των δαπανών, για να εξασφαλίσουν ότι υπάρχουν κατάλληλες εγκρίσεις και να μειώσουν τον κίνδυνο υπερπληρωμής. Η δραστηριότητα προμήθειας ή αγορών περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες δαπανών, εξαιρουμένης της μισθοδοσίας, και συχνά αντιπροσωπεύει περισσότερο από το 50 τοις εκατό όλων των δαπανών.
Η κύρια κινητήρια δύναμη για την ανάπτυξη διαδικασιών σύναψης συμβάσεων είναι ο έλεγχος όλων των δαπανών. Οι πραγματικές διαδικασίες που χρησιμοποιούνται μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς αλλά θα είναι παρόμοιες. Μια κατάλληλη διαδικασία έγκρισης συνήθως περιλαμβάνει διαχωρισμό καθηκόντων και συμμετοχή ανώτερων διευθυντών για συναλλαγές που θα κοστίσουν περισσότερο από μια συγκεκριμένη τιμή. Μια άλλη τυπική διαδικασία σύναψης συμβάσεων είναι ο περιορισμός της πρόσβασης στα έντυπα εντολής αγοράς και η απαιτούμενη υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση από διαχειριστή διαφορετικό από το άτομο που χρησιμοποιεί τα προϊόντα. Αυτός ο διαχωρισμός του παραλήπτη αγαθών και της έγκρισης έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίσει ότι ένα ανώτερο μέλος του προσωπικού γνωρίζει την παραγγελία και μπορεί να επιβεβαιώσει ότι τα υλικά απαιτούνται και θα χρησιμοποιηθούν για τον κατάλληλο σκοπό.
Μια άλλη κοινή διαδικασία προμήθειας είναι η δημιουργία μιας σύντομης λίστας προεγκεκριμένων προμηθευτών για συγκεκριμένα προϊόντα. Οι προμηθευτές προστίθενται στη λίστα μέσω μιας διαδικασίας υποβολής προσφορών που διεξάγεται σε προγραμματισμένη βάση. Αυτή η διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να είναι διαφανής και να παρέχει στην εταιρεία την ευκαιρία να λάβει εκπτώσεις στην τιμή, να πληροί τα πρότυπα ποιότητας και να διασφαλίζει την έγκαιρη παράδοση.
Οι κίνδυνοι για μια εταιρεία χωρίς τις κατάλληλες διαδικασίες προμηθειών είναι υπερβολικές δαπάνες, η αδυναμία επίτευξης καλής αξίας και απάτη στις αγορές. Πολλοί άνθρωποι που δεν διαθέτουν εκπαίδευση λογιστικής ή προμηθειών δυσανασχετούν με τα βήματα που περιλαμβάνονται σε ένα αίτημα αγοράς. Αυτές οι διαδικασίες, ωστόσο, έχουν σχεδιαστεί για να εξοικονομούν χρόνο και χρήμα.
Άλλες κοινές διαδικασίες προμηθειών περιλαμβάνουν τον καθορισμό ορίων αξίας που ενεργοποιούν διαφορετικές δραστηριότητες προμηθειών. Για παράδειγμα, αγορές που κοστίζουν περισσότερο από ένα συγκεκριμένο ποσό ενδέχεται να απαιτούν την έγκριση μιας εντολής αγοράς από δύο επίπεδα διαχείρισης. Μια εντολή αγοράς για πολύ υψηλότερη τιμή ενδέχεται να απαιτεί την έκδοση πρότασης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εταιρείες ενδέχεται να υποχρεωθούν να υπερασπιστούν τα συμβόλαια αγοράς τους. Εάν ένας πωλητής που συμμετείχε στη διαδικασία υποβολής προσφορών πιστεύει ότι δεν τους δόθηκε μια δίκαιη ευκαιρία να διαγωνιστούν, μπορεί να υποβληθεί μήνυση. Το δίκαιο των συμβάσεων αποτελεί πηγή μεγάλης νομικής δραστηριότητας και οι επιχειρήσεις με ισχυρές διαδικασίες προμηθειών είναι στην καλύτερη θέση να υπερασπιστούν τις επιχειρηματικές τους αποφάσεις.
SmartAsset.