Η ηλεκτρονική προμήθεια είναι η διαδικασία αγοράς υλικών μέσω του Διαδικτύου. Ο πραγματικός ορισμός των ηλεκτρονικών προμηθειών είναι η χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστικών συστημάτων για τη διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας προμήθειας, από την αγορά έως την πληρωμή. Το αντίθετο των ηλεκτρονικών προμηθειών είναι το ηλεκτρονικό εμπόριο. Στο ηλεκτρονικό εμπόριο ή το ηλεκτρονικό εμπόριο, η εταιρεία φιλοξενεί έναν ιστότοπο και υποδομή που επιτρέπει στους πελάτες να αγοράζουν υλικό online. Μια διαδικασία ηλεκτρονικής προμήθειας είναι η χρήση ιστότοπου ηλεκτρονικού εμπορίου άλλης εταιρείας.
Για τη δημιουργία ηλεκτρονικών προμηθειών, υπάρχουν τρία θέματα που πρέπει να επιλυθούν: επιχειρηματική διαδικασία, ενοποίηση με το λογιστικό σύστημα και υποστήριξη. Ο κύριος λόγος για την υλοποίηση αυτού του είδους των προμηθειών είναι η εξοικονόμηση κόστους για τον οργανισμό αγορών. Η αυξημένη αποτελεσματικότητα μειώνει το χρόνο και το επίπεδο της προσπάθειας του προσωπικού που απαιτείται για την ενημέρωση του συστήματος αγορών με μη αυτόματο τρόπο, καθώς και τη διαχείριση της πληρωμής των λογαριασμών.
Χρησιμοποιούνται δύο επιχειρηματικές διαδικασίες: συγκεντρωτική και αποκεντρωμένη. Σε ένα κεντρικό μοντέλο, οι χρήστες επιλέγουν τα προϊόντα τους από ένα διαδικτυακό εργαλείο αγορών ή εισάγουν τα στοιχεία του αιτήματος αγοράς τους συμπληρώνοντας μια ηλεκτρονική φόρμα. Αυτά τα αιτήματα απευθύνονται στο κεντρικό προσωπικό προμηθειών, το οποίο τα εξετάζει, προσθέτει εσωτερικούς λογαριασμούς, επιλέγει τον προμηθευτή και στη συνέχεια υποβάλλει την εντολή αγοράς. Ο πρωταρχικός ρόλος του προσωπικού προμηθειών είναι να διασφαλίσει ότι έχει επιλεγεί ο κατάλληλος προμηθευτής και να συνδυάσει παρόμοιες παραγγελίες μαζί.
Σε ένα αποκεντρωμένο μοντέλο, κάθε άτομο ή τμήμα μπορεί να χρησιμοποιήσει το διαδικτυακό εργαλείο για να δημιουργήσει εντολές αγοράς για αγαθά ή υπηρεσίες που χρειάζονται. Αυτές οι παραγγελίες αποστέλλονται απευθείας στον προμηθευτή. Δεν υπάρχει αλληλεπίδραση με το εσωτερικό τμήμα προμηθειών.
Η συντριπτική πλειοψηφία των εταιρειών που διαθέτουν πόρους για την υποστήριξη ηλεκτρονικών προμηθειών είναι αρκετά μεγάλες για να διαθέτουν σύστημα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) ή ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα. Αυτοί οι τύποι συστημάτων ενσωματώνουν όλες τις διοικητικές λειτουργίες της επιχείρησης μαζί, επιτρέποντας μεγαλύτερη ευελιξία και ανάθεση ευθυνών. Η ενότητα προμηθειών είναι συνήθως ενσωματωμένη στο λογιστικό σύστημα, επιτρέποντας την επεξεργασία εντολών αγοράς και πληρωμών τιμολογίων μέσω οποιασδήποτε ενότητας.
Οι ηλεκτρονικές προμήθειες απαιτούν προσωπικό υποστήριξης τόσο εσωτερικά όσο και σε επίπεδο προμηθευτών. Ορισμένες εταιρείες δημιουργούν ένα τμήμα υπηρεσιών πελατών αφιερωμένο στην εκπαίδευση, την τεκμηρίωση και την υποστήριξη του ηλεκτρονικού συστήματος. Άλλοι ενσωματώνουν όλες τις διοικητικές λειτουργίες σε μια ομάδα υποστήριξης.
Οι ηλεκτρονικές προμήθειες προβλέπεται να παρουσιάσουν σταθερή ανάπτυξη τα επόμενα πέντε έως 10 χρόνια, καθώς οι εταιρείες προσπαθούν να μειώσουν την αναποτελεσματικότητα, να αυξήσουν τη χρήση της τεχνολογίας και να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Υπάρχει μια σειρά από εταιρείες λογισμικού που ειδικεύονται σε αυτόν τον τομέα. Επιπλέον, πολλές λογιστικές εταιρείες λογισμικού προσθέτουν αυτή τη λειτουργία στην τυπική προσφορά τους για να καλύψουν τη ζήτηση των πελατών.
SmartAsset.