Τα συμμορφούμενα έγγραφα τηρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις που σχετίζονται με μια πιστωτική επιστολή, επιτρέποντας σε μια τράπεζα να αποδεσμεύσει μια πληρωμή σε έναν πωλητή για λογαριασμό ενός αγοραστή. Οι πιστωτικές επιστολές χρησιμοποιούνται στις εμπορικές συναλλαγές, ιδιαίτερα διεθνώς, για να διευκολύνουν την κίνηση κεφαλαίων και να προσφέρουν κάποια προστασία και στα δύο εμπλεκόμενα μέρη. Σύμφωνα με τους όρους, όταν ο πωλητής στέλνει τα αγαθά στον αγοραστή και ετοιμάζει έγγραφα, μπορεί να παρουσιαστεί στην τράπεζα για πληρωμή. Η τράπεζα εξετάζει αυτά τα έγγραφα για να διαπιστώσει εάν είναι συμβατά και αποδεσμεύει μια πληρωμή.
Αυτή η διαδικασία ξεκινά με μια συμφωνία μεταξύ αγοραστή και πωλητή, η οποία θα περιλαμβάνει μια λεπτομερή περιγραφή των προϊόντων που πωλούνται. Αυτό χρησιμοποιείται για τη δημιουργία της πιστωτικής επιστολής, οπότε η τράπεζα έχει κάτι να συγκρίνει με τα έγγραφα που παρουσιάζει ο πωλητής. Όταν συγκεντρώνεται η τεκμηρίωση, πρέπει να είναι πλήρης και να ταιριάζει με την περιγραφή της παραγγελίας που δόθηκε στην τράπεζα από τον αγοραστή. Οι αποκλίσεις μπορεί να οδηγήσουν σε απόρριψη και καμία πληρωμή για τον πωλητή.
Οι τράπεζες τείνουν να είναι πολύ προσεκτικές κατά την εξέταση της τεκμηρίωσης, επειδή θέλουν να παρέχουν εγγύηση στον αγοραστή ότι η πληρωμή δεν θα εκδοθεί για εσφαλμένη αποστολή. Αυτό μπορεί μερικές φορές να οδηγήσει σε απορρίψεις για σχετικά μικρούς λόγους. Για παράδειγμα, μια παραγγελία κλωστοϋφαντουργίας μπορεί να περιγράφει ένα χρώμα υφάσματος ως “σολομό” στα έγγραφα που αποστέλλονται στην τράπεζα, ενώ ο πωλητής το περιγράφει ως “ροζ”. Η τράπεζα μπορεί να αποφασίσει ότι η παραγγελία δεν είναι πλέον συμβατή και θα παρακρατήσει την πληρωμή.
Πριν οι πωλητές στείλουν ένα πακέτο πληροφοριών στην τράπεζα, ενδέχεται να ελέγξουν αν υπάρχουν αποκλίσεις που θα μπορούσαν να προκαλέσουν απόρριψη πληρωμής από μια τράπεζα. Τα έγγραφα που συμμορφώνονται πρέπει να περιγράφουν την αποστολή με ακρίβεια και σωστή, χωρίς παραποιήσεις. Οι πωλητές μπορούν να συμβουλευτούν την αρχική συμφωνία πωλήσεων για να βεβαιωθούν ότι στέλνουν αυτό που ζήτησε ο αγοραστής και να ελέγξουν για μικρές παραλλαγές που ενδέχεται να προκαλέσουν πρόβλημα με την επεξεργασία πληρωμής. Εάν η τράπεζα αποφασίσει ότι ο πωλητής δεν υπέβαλε συμμορφούμενα έγγραφα, θα χρειαστεί να επεξεργαστεί ξανά τη συναλλαγή.
Ο όρος “συμβατά έγγραφα” χρησιμοποιείται επίσης με πολλούς άλλους τρόπους. Οι ταξιδιώτες πρέπει να διατηρούν συμμορφούμενα έγγραφα για τη διέλευση των συνόρων, για παράδειγμα, με όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για να περάσουν τον τελωνειακό έλεγχο. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν μια σαφή φωτογραφία, λεπτομερείς δημογραφικές πληροφορίες και κατάλληλες σφραγίδες και επικυρώσεις. Τα έγγραφα ενδέχεται επίσης να πρέπει να τηρούν κωδικούς και πρωτόκολλα που έχουν καθοριστεί από έναν οργανισμό για να γίνουν αποδεκτά για δραστηριότητες όπως η υποβολή αιτήσεων για επιχορηγήσεις.
SmartAsset.