Η επικεφαλής των προμηθειών επιβλέπει όλες τις πτυχές των αγοραστικών δραστηριοτήτων της εταιρείας της. Γενικά παρέχει την τελική έγκριση για το τι αγοράζει κάθε τμήμα για να συντηρεί τις καθημερινές λειτουργίες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εξαγορές τόσο μικρές όπως συνδετήρες έως και μεγάλες αγορές κεφαλαιουχικών αγαθών, όπως οχήματα, βαρύς εξοπλισμός και μηχανήματα και εργαλεία παραγωγής. Τα αιτήματα προμηθειών περιλαμβάνουν επίσης τακτικά άυλες αγορές, όπως συμβάσεις προμηθευτών και υπηρεσιών. Τα λειτουργικά έξοδα, μαζί με τα έξοδα συντήρησης και επισκευής, συχνά απαιτούν επίσης την εξουσιοδότηση αυτού του ατόμου.
Κατά την εξέταση των αιτημάτων αγοράς, ο επικεφαλής των προμηθειών πρέπει γενικά να λαμβάνει υπόψη διάφορους παράγοντες. Εκτός από απλούς περιορισμούς προϋπολογισμού, πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις προηγούμενες επιδόσεις ενός τμήματος και εάν χρησιμοποίησε σωστά και αποτελεσματικά τα κεφάλαια που εγκρίθηκαν. Συνήθως, πρέπει να αναλύσει τις ανάγκες σε σχέση με τις επιθυμίες και να εξετάσει τις μακροπρόθεσμες επιπτώσεις των αποφάσεών της να εγκρίνει ή να απορρίψει αιτήματα αγοράς. Κάθε φορά που συμβαίνει άρνηση χρηματοδότησης, η επικεφαλής της προμήθειας καλείται συνήθως να αιτιολογήσει την απόφασή της.
Με βάση τις περιπλοκές πολλών από τα αιτήματα, το να είσαι επικεφαλής των προμηθειών απαιτεί συχνά την ικανότητα να ερμηνεύει με ακρίβεια τις συμβάσεις και να προσδιορίζει τις μακροπρόθεσμες ή λιγότερο εμφανείς επιπτώσεις τους. Η ισχυρή γνώση του δικαίου των συμβάσεων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη, όπως και η εξοικείωση με τη φήμη των εμπλεκόμενων εταιρειών και φορέων. Ένα άτομο σε αυτή τη θέση εξετάζει γεγονότα καθώς και πιο διφορούμενες επιπτώσεις στη λήψη των αποφάσεων της οικονομικής κατανομής του.
Ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης, ένα άτομο σε αυτήν τη θέση μπορεί να χρειαστεί να λάβει υπόψη πολλούς παράγοντες των αιτημάτων προμήθειας. Αυτά τα ζητήματα μπορεί να περιλαμβάνουν την επανεξέταση διαφορετικών βαθμών και τύπων αιτούμενων υλικών για να καθορίσετε ποιες επιλογές είναι πιο οικονομικά αποδοτικές χωρίς να διακυβεύεται η ποιότητα. Η ανάλυση των τάσεων τιμολόγησης που μπορεί να επηρεάσουν τον χρόνο των αγορών μπορεί επίσης να είναι μέρος της εργασίας, καθώς και η επανεξέταση των εθνικών και περιφερειακών πολιτικών και διαδικασιών που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις αποφάσεις προμηθειών.
Εάν ο επικεφαλής της προμήθειας εργάζεται για μια εταιρεία με πολλά υποκαταστήματα ή θυγατρικές που λειτουργούν υπό μια κοινή εταιρική αρχή, μπορεί να είναι απαραίτητη η μαζική αγορά ή η συνεργασία. Αυτό θα απαιτούσε από τον επικεφαλής της προμήθειας να συνομιλήσει με τους προϊσταμένους των τμημάτων για να διαπιστώσει εάν μια πολύ μεγάλη αγορά αγαθών ή υπηρεσιών θα ήταν προσοδοφόρα. Μπορεί επίσης να επικοινωνεί με το βασικό προσωπικό για εναλλακτικές λύσεις αγοράς που μπορεί να εξοικονομήσουν χρήματα. Αυτές οι επιλογές μπορεί να περιλαμβάνουν τη χρήση ανακυκλωμένων υλικών ή εναλλακτικών πηγών ενέργειας που θα μπορούσαν να παρουσιάσουν εξοικονόμηση υπό μορφή φορολογικών διαγραφών ή εκπτώσεων που αντισταθμίζουν το αρχικά υψηλότερο κόστος αγοράς.
Οι απαιτήσεις για θέση επικεφαλής προμηθειών διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία. Σε γενικές γραμμές, ένα υπόβαθρο και μια εκπαίδευση σε επίπεδο πτυχίου στη λογιστική, μαζί με την άριστη κατανόηση των λογιστικών μεθόδων προμηθειών, είναι χρήσιμη. Γενικά δεν απαιτείται άλλη εξειδικευμένη κατάρτιση ή εκπαίδευση. Το πιο σημαντικό στοιχείο είναι ένα επαληθεύσιμο υπόβαθρο στις προαιρετικές αγορές που αποδεικνύει ορθή κρίση και φορολογική ευθύνη.
SmartAsset.